Hankkeen aikainen kirjanpito on järjestettävä niin, että hankkeeseen liittyvät kustannukset ovat selkeästi eroteltavissa muusta kirjanpidosta. Hankkeelle siis tulee luoda oma kustannuspaikka tai tilikarttaan lisätään hankkeen kustannuksia varten rahoituspäätöksen kululajeja vastaavat kirjanpitotilit. Investointien tulee olla vietynä kirjanpitoon tasetilille.

Kustannusten tulee olla tosiasiallisesti maksettuja ja kirjanpitoon kirjattuja. Laskujen tulee olla tuensaajalle osoitettuja ja tuensaajan tulee ne maksaa.

Kustannusten kohtuullisuus tulee selvittää jo tuen hakuvaiheessa, mutta viimeistään maksua haettaessa. Hankkeen kulujen toteutumista kannattaa seurata säännöllisesti.

Mikäli kirjanpidosta huolehtii tilitoimisto, on kirjapitäjälle hyvä toimittaa tukipäätös ja hyväksytty kustannuserittely.

Kaikkien EU-rahoituksen saajien on käytettävä viestinnässään EU:n tunnusta EU:n ohjelmista saadun tuen esille tuomiseksi ja EU:n näkyvyyden parantamiseksi. Hankkeesta on hyvä viestiä sen alkaessa ja päättyessä, mutta myös toteutuksen aikana. Viestintä ei ole ainoastaan velvoite. EU-tunnus kertoo myös laadukkaasta ja tärkeästä hankkeesta ja siitä, että se on saanut EU:n maaseuturahoitusta.

Tukipäätöksen ehdoissa on kerrottu, mitkä viestintävelvollisuudet saamaasi tukea koskevat. Myönnettyyn tukeen voidaan tehdä 1–5 prosentin vähennys, jos viestintävelvoitteita ei ole noudatettu.

Kaikessa hankkeen viestintämateriaalissa on oltava näkyvissä EU:n tunnus, eli EU-lippu ja teksti ”EU:n osarahoittama”. Jos hanke on rahoitettu Leader-ryhmän kautta, suositellaan, että myös Leader-logoa (Leader-lippu) käytetään.

Jos kyseessä on Leader-ryhmän kautta rahoitusta saanut hanke- tai yritystuki ja julkinen tuki on 10 000–50 000 euroa, aseta näkyvälle paikalle hanketta esittelevä juliste.

Kiinnitä investoinnin yhteyteen tuesta kertova tiedotuskyltti, jos olet saanut julkista tukea 50 000–500 000 euroa ja kyseessä on aineellinen investointi (esimerkiksi kone, laite, linjasto), infrastruktuuri- tai rakennushanke. Kyltin tulee olla näkyvällä paikalla investoinnin yhteydessä. Riittää, että kyltti on paikallaan toimen toteuttamisen ajan eli vähintään siihen saakka, kunnes olet saanut loppumaksun. Tiedot voidaan esittää myös sähköisellä näytöllä. Saat tie­do­tus­kyl­tin elinvoimakes­kuk­ses­ta tai Le­a­der-ryh­mäs­tä, sen mukaan, kumman tahon rahoituskiintiöstä tukipäätös on tehty.

Tuen saajan on pystyttävä osoittamaan kehittämistoimenpiteillä aikaansaatuja tuloksia tuen vaikuttavuudesta. Raportoi rahoittajalle hankkeen toimenpiteiden toteutumisesta ja tavoitteiden saavuttamisesta. Maksuhakemukseen kirjataan ja kuvataan soveltuvin dokumentein, miten hanke on edennyt. Seurantatiedot annetaan Hyrrässä toteutuksen päätyttyä, viimeistään viimeisen maksamiserän hakemisen yhteydessä.

Tukipäätöksessä on määritelty, kuinka monta kertaa ja missä ajassa tuen maksua on haettava. Siihen vaikuttaa mm. tukimuoto ja valittu kustannusmalli. Sähköinen Hyrrä – hakujärjestelmä ei lähetä erillistä muistutusta määräaikojen umpeen menosta. Pyrimme muistuttamaan asiakkaitamme maksun hakemisesta hyvissä ajoin, mutta maksun hakeminen on ensisijaisesti hankkeen toteuttajan vastuulla. Lue lisää maksun hakemisesta tämän linkin takaa.

Toisinaan hanke ei etene niin kuin on alun perin suunniteltu, ja hankkeen toimenpiteitä joudutaan muuttamaan. Hankesuunnitelman muutoksista täytyy tehdä muutoshakemus, joka tarvitaan niin toimenpiteiden, kustannusten kuin toteutusajan muutoksissa.

Mikäli hankesuunnitelma tarvitsee muutosta, ota ensin yhteys toimistoomme. Huomioithan, että muutoksista tulee keskustella aina etukäteen, ennen muutoksen toteuttamista.

Muutoshakemus on tehtävä Hyrrässä ennen kuin muutoksen kohteena oleva toimenpide tai investointi toteutuu. Toteutusajan pidentämiselle tulee olla hyväksyttävä syy, joka ei ole ollut tiedossa hankkeesta päätettäessä. Huomioithan, että kertakorvaustukimuodoissa hankkeen sisältöä ei voi muuttaa, vaan ainoastaan toteutusaikaa.