Onneksi olkoon, olet siirtynyt hankkeen suunnittelusta toteuttamiseen! Hankkeen hakijana olet vastuussa hankkeen toteuttamisesta. Toiminnan lähtökohtana on tukipäätös, noudata siinä hyväksyttyjä toimenpiteitä ja muita hanketoteuttajan velvollisuuksia. Alla on esitetty tarkemmat ohjeet hankkeen toteuttamiseen. Mikäli sinulla on mitä tahansa kysyttävää, ole yhteydessä toimistoomme, olemme tukenasi koko hankeprosessin ajan.
Lue päätös huolellisesti läpi, sillä hanke täytyy toteuttaa tukipäätöksen mukaisena. Kiinnitä huomiota päätöksen erityisehtoihin ja hyväksyttyihin kustannuksiin. Toimita päätöksestä kopio kirjanpitäjälle.
Määräajat
Tukipäätöksestä löytyvät hankkeen toteutukseen ja maksun hakemiseen liittyvät tarkemmat määräajat. Hankkeen toteutusaikana voi hakea jatkoaikaa, mikäli hanketta ei ehdi toteuttaa määräajan puitteissa.
Muutokset
Mikäli hankkeessa on tulossa muutoksia, ole etukäteen yhteydessä toimistoon. Hankesuunnitelman toimenpiteisiin, kustannuksiin tai toteutusaikaan tulevista muutoksista täytyy tehdä muutoshakemus ennen muutosten toteuttamista.
Tietoa hankkeen toteuttajalle
Tuen myöntämisen edellytyksenä on, että tuen kohteena olevaa toimintaa ei ole aloitettu ennen kuin tukihakemus on tullut vireille. Rahoitettavan hankkeen voi aloittaa omalla riskillä, kun hakemus on tullut vireille. Hakemus tulee vireille heti, kun se sisältää riittävät tiedot ja hakemus on allekirjoitettu ja lähetetty Hyrrä-järjestelmässä.
Vaikka hankkeen toteutuksen voi aloittaa vireille tulon jälkeen omalla riskillä, niin suositeltavaa on kuitenkin odottaa Keski-Suomen elinvoimakeskuksen tekemä virallinen päätös tuen myöntämisestä. Leader-ryhmän hallituksen puoltopäätös ei vielä ole lopullinen hankepäätös, vaan se tehdään Keski-Suomen elinvoimakeskuksessa hankkeen laillisuustarkastuksen yhteydessä.
Kun saat tukipäätöksen, ota yhteyttä toimistoon, niin sovitaan hankkeen aloituspalaverille aika. Aloituspalaverissa käydään läpi tukipäätöksen sisältö ja sen mahdolliset erityisehdot sekä ohjeistetaan hankkeen toteuttamiseen tukipäätöksen mukaisesti (mm. kirjanpito, viestintä ja maksatus).
Hankkeen taloutta seurataan hankekirjanpidon avulla. Toimita hankeasiakirjoista eli tukipäätöksestä ja hankesuunnitelmasta kopiot kirjanpitäjälle.
Hankkeen kirjanpito on aina osana tuensaajan kirjanpitoa. Erota hankkeen tulot ja menot tuensaajan normaalista kirjanpidosta omalle kustannuspaikalleen tai omille kirjanpitotileilleen niin, että kirjanpidon ja tositteiden tarkastaminen on helposti mahdollista.
Kiinnitä huomiota kirjanpidossa pääkirjan vientiselitteiden selkeyteen ja tarkkuuteen. Mikäli vientiselitteitä ei pysty riittävällä tarkkuudella kirjaamaan kirjanpitoon, niin voit käyttää apuna maksatuksessa tositekoontilomaketta 2304TK.
Vaikka kustannusmalliksi olisi valittu flat rate, kirjaa kaikki hankkeen kulut hankkeen kustannuspaikalle tai tileille. Flat rate -osuudella katettavien kulujen tositteita ja pääkirjanotteita ei esitetä maksuhakemuksessa. Kertakorvaushankkeessa ei maksuvaiheessa tarvitse esittää kulutositteita eikä pääkirjatositteita, vaan hankkeen toteutuminen todennetaan muulla päätöksessä esitetyllä tavalla (esim. raportilla ja kuvilla).
Hankkeen tuki maksetaan jälkikäteen hankkeen kustannusmallin mukaisesti. Tuen maksamista varten tulee täyttää maksuhakemus Hyrrän kautta ja lähettää se käsiteltäväksi Keski-Suomen elinvoimakeskukseen, joka tekee maksupäätöksen. Otathan yhteyttä Maaseutukehityksen toimistoon ennen maksuhakemuksen lähettämistä. Hanketta haettaessa tulee siis ottaa huomioon, että hankkeen toteuttamiseksi tarvitaan riittävän suuri väliaikaisrahoitus.
Jo hankehakemusvaiheessa on selvitettävä, kuinka hankkeen omarahoitusosuus kerätään. Omarahoitus voi koostua joko rahallisesta osuudesta tai talkootyöstä tai molemmista. Talkootyö on osa hankkeen kustannuksia, kuten mikä tahansa muukin ulkoa ostettava työ, joten se tulee ottaa huomioon kustannusarviota tehdessä. Omarahoitusosuus ei voi koostua julkisesta rahoituksesta, kuten kuntien hankkeelle kohdentamasta suorasta tuesta vaan sen tulee olla yksityistä rahaa. Kuntien yhteisöille antamat yleisavustukset eivät ole tällaista suoraa tukea.
Hankkeelle on myönnetty rahoitusta tukipäätöksessä hyväksyttyjen toimenpiteiden toteuttamista varten. Toisinaan hanke ei etene niin kuin on alun perin suunniteltu ja hankkeen toimenpiteitä joudutaan muuttamaan.
Muutoksista täytyy ilmoittaa etukäteen ennen muutoksen toteuttamista. Ota ensimmäisenä yhteys Maaseutukehityksen toimistoon, jotta käymme yhdessä läpi hankesuunnitelman muutokset.
Hankesuunnitelman muutoksista täytyy tehdä muutoshakemus, se tehdään Hyrrässä. Muutoshakemus tarvitaan hankkeen toteutusajan muutoksissa ja hankkeen toimenpiteiden ja kustannusten muutoksissa.
Odota, että Maaseutukehitys ja Keski-Suomen elinvoimakeskus hyväksyvät muutoksen ja tekevät muutospäätöksen. Vasta tämän jälkeen voit toteuttaa muutoksen.
HUOM! Kertakorvaushankkeelle ei voi hakea muutosta sisältöön vaan ainoastaan toteutusaikaan.
Kaikkien EU-rahoituksen saajien on käytettävä viestinnässään EU:n tunnusta EU:n ohjelmista saadun tuen esille tuomiseksi ja EU:n näkyvyyden parantamiseksi. Hankkeesta on hyvä viestiä sen alkaessa ja päättyessä, mutta myös toteutuksen aikana. Viestintä ei ole ainoastaan velvoite, vaan EU-tunnus kertoo myös laadukkaasta ja tärkeästä hankkeesta ja siitä, että se on saanut EU:n maaseuturahoitusta. Lisäksi oikein kohdennetulla viestinnällä tavoitetaan hankkeen kohderyhmiä ja helpotetaan hankkeen toteuttamista.
Tukipäätöksen ehdoissa on kerrottu, mitkä viestintävelvollisuudet saamaasi tukea koskevat. Myönnettyyn tukeen voidaan tehdä 1–5 prosentin vähennys, jos viestintävelvoitteita ei ole noudatettu.
Kaikessa hankkeen viestintämateriaalissa on oltava näkyvissä EU:n tunnus, eli EU-lippu ja teksti ”EU:n osarahoittama”. Jos hanke on rahoitettu Leader-ryhmän kautta, suositellaan, että myös Maaseutukehityksen Leader-logoa käytetään. Käytä tunnuksia aina maksetun ilmoituksen tai materiaalin yhteydessä, näistä pitää myös olla kopio tai kuva maksuhakemuksen yhteydessä.
Jos kyseessä on Leader-ryhmän kautta rahoitusta saanut hanke- tai yritystuki ja julkinen tuki on 10 000–50 000 euroa, aseta näkyvälle paikalle hanketta esittelevä A3-juliste. Julisteen saat Maaseutukehityksen toimistosta.
Kiinnitä investoinnin yhteyteen tuesta kertova tiedotuskyltti, jos olet saanut julkista tukea 50 000–500 000 euroa ja kyseessä on aineellinen investointi (esimerkiksi kone, laite, linjasto), infrastruktuuri- tai rakennushanke. Kyltin tulee olla näkyvällä paikalla investoinnin yhteydessä. Riittää, että kyltti on paikallaan toimen toteuttamisen ajan eli vähintään siihen saakka, kunnes olet saanut loppumaksun. Tiedot voidaan esittää myös sähköisellä näytöllä. Saat tiedotuskyltin Maaseutukehitykseltä.
Hankkeen kotisivuna voi toimia myös Maaseutuverkoston hankerekisteri. Hankekorttiin päivittyvät perustiedot suoraan Hyrrästä. Rekisteröitymällä palvelun käyttäjäksi hankekorttiin voi päivittää hankkeen kuulumisia ja etenemistä, sekä luoda kontakteja muihin hanketoimijoihin.
Mikäli yhdistyksellä on kotisivut, niillä olisi hyvä tiedottaa rahoitetusta toiminnasta ja sille saadusta Maaseutukehityksen Leader-rahoituksesta.
Viestintäohjeita kauden 2014-2022 hankkeita toteuttaville löydät täältä.
Viestintäohjeet kauden 2023-2027 hankkeille löydät täältä.
Hankkeiden vaikuttavuutta voi arvioida niiden myönteisillä vaikutuksilla ihmisiin ja yhteisöihin. Toimiva muistisääntö onkin, että vaikuttavuus on aina muutosta!
Hankkeen vaikuttavuuden selvittäminen kannattaa aloittaa rakentamalla vaikuttavuusketju.
Vaikuttavuusketju rakentuu esimerkiksi näistä neljästä osasta:
1. Tarve, johon hanke vastaa
2. Ratkaisut ja teot, joilla tarve täytetään
3. Muutos ja lopputulos, jotka on saatu aikaan hankkeessa
4. Vaikuttavuus, muutoksen merkitykset yksilöön ja yhteiskuntaan
Tämän jälkeen hankkeelle luodaan vaikuttavuutta todentavat mittarit. Vaikuttavuudesta viestiminen on myös tärkeää, jotta tieto hankkeen hyvistä tuloksista leviää eteenpäin.
Hyvä mittaristo auttaa vaikuttavuuden todentamisessa. Vaikuttavuuden ja muutoksen todentamiseksi tarvitaan tiedot sekä lähtö- että lopputilanteesta. Tilanteiden tulee olla kartoitettuna jokaisen mittarin kohdalta erikseen.
Määrällistä tietoa kerätessä voidaan selvittää mm. osallistujat, kävijämäärät, säästöt ja toiminnan tehostuminen. Laadullista tietoa kerätessä toimintaan osallistuneita voi pyytää asiakaspalautetta tai kerätä asiakastarinoita.
Hankkeen tuloksista ja saavutuksista on tärkeää viestiä koko hankkeen ajan. Viestinnässä kannattaa hyödyntää vaikuttavuusketjun sisältöä ja mittariston tuloksia.
Vastikkeeton työ voidaan hyväksyä kustannukseksi yleishyödyllisissä investoinnissa ja kehittämishankkeessa.
Rahoituskaudella 2023-2027 tukipäätöksen saaneilla hankkeilla talkootyön arvo on 20 €/henkilötyötunti ja 60 €/konetyötunti.
Esitä lomakkeella 2023AVT (pdf) arvio vastikkeettomasta hankkeen hyväksi tehtävästä työstä (laatu ja määrä). Anna arvio töiden mukaan eriteltynä. Liitä lomake tukihakemuksen liitteeksi. Vastikkeetta hankkeen hyväksi tehdystä työstä on lisäksi esitettävä tuntikirjanpito tuen maksua haettaessa (poislukien kertakorvaushankkeet).
Yksityisenä rahoituksena voidaan hyväksyä vain sellainen vastikkeetta hankkeen hyväksi tehty työ, joka on hankkeen toteuttamiseksi tarpeellista. Edellytyksenä on lisäksi, että työn tekijä on vähintään 15-vuotias.
Vastikkeetta hankkeen hyväksi tehtävän työn yhteydessä kohtuulliset tarjoilukustannukset ovat hyväksyttäviä kustannuksia, mikäli ne on mainittu hankesuunnitelmassa ja kustannusarviossa.
Talkootyöstä pidetään kirjaa talkootyön seurantalomakkeella. Tehdyt talkootyötunnit raportoidaan myös seurantatiedoissa.
Jos hankkeeseen palkataan työntekijä vähintään yhdeksi henkilötyövuodeksi, paikan on oltava avoimesti haussa, ellei kyse ole hakijatahon vakinaisesta työntekijästä. Lyhyempään työsuhteeseen toteuttaja voi nimetä työntekijän ilman avointa hakuprosessia. Kaikista hankkeen työntekijöiden työsopimuksista tarvitaan kopiot maksuhakemuksen yhteyteen.
Yleishyödylliseen kehittämishankkeeseen voidaan hyväksyä kustannuksiksi hankehenkilöstön palkkakuluja. Hankkeen työntekijöiden on pidettävä tuntipäiväkirjaa tekemästään työstä ja tuntipäiväkirja tulee esittää maksuhakemuksen liitteenä. Jos työntekijän työajasta vain osa käytetään hankkeeseen, tulee työpäiväkirjaa täyttää kokonaistyöajasta, ei pelkästään hankkeelle tehtävästä työstä.
Raportoi rahoittajalle hankkeen toimenpiteiden toteutumisesta ja tavoitteiden saavuttamisesta. Jokaisen maksuhakemuksen yhteydessä tehdään toimintaraportti, miten hanke on siihen mennessä edennyt. Hankkeen loppumaksatuksen yhteydessä Hyrrä-järjestelmään kirjataan hankkeen seurantatiedot.
Loppumaksun yhteydessä toimitetaan loppuraportti eli yhteenveto koko hankkeen toiminnasta ja tuloksista sekä arvio hankkeen tavoitteiden toteutumisesta. Raportin sisältö on kerrottu hankkeen tukipäätöksessä. Arvioi lisäksi hankkeen onnistumisia, tuloksia ja vaikutuksia sekä kerro, kuinka hankkeessa kehitetty toiminta jatkuu hankkeen jälkeen. Kuvaa raportissa hankkeen toteutuksessa kohdatut ongelmat ja tuo esille kehittämisehdotukset.
Kirjoita raportti niin, että myös ulkopuolinen taho voi todeta sitä lukiessaan, miksi hanke käynnistettiin, mitä tehtiin, millaisia tuloksia saavutettiin. Loppuraporttiin on hyvä liittää mahdollisia lehtiartikkeleita, valokuvia tai muuta materiaalia kuvaamaan hankkeen toimenpiteitä ja tuloksia.
Hanketta arvioidaan siitä näkökulmasta, miten hyvin se on saavuttanut hankesuunnitelmassa asetetut tavoitteet. Arvioinnin mittarit ovat siten hankekohtaisia.
Loppuraportin tulisi sisältää soveltuvin osin ainakin seuraavat tiedot:
1. Toteuttajan nimi
2. Hankkeen nimi ja hanketunnus
3. Yhteenveto hankkeesta
4. Raportti
4.1 Hankkeen tavoitteet
a. ylemmän tason tavoitteet, joiden osa hanke on
b. hankkeen tavoitteet
4.2 Toteutus
a. toimenpiteet
b. aikataulu
c. resurssit
d. toteutuksen organisaatio
e. kustannukset ja rahoitus
f. raportointi ja seuranta
g. toteutusoletukset ja riskit
4.3 Yhteistyökumppanit
4.4 Tulokset ja vaikutukset
5. Esitykset jatkotoimenpiteiksi
6. Allekirjoittajat ja päiväys
Raportoinnin lisäksi hankkeita seurataan seurantatietojen kautta. Hakemusvaiheessa Hyrrään täytetään hankkeen indikaattorit eli tavoitteet, ja hankkeen lopussa täytetään toteumatiedot eli seurantatiedot.
Seurantatiedot löytyvät Hyrrässä hankkeen tiedoista “Seurantatiedot”-painikkeen takaa.
Hankkeessa kaikissa yli 3 000 euron hankinnoissa on esitettävä selvitys kustannusten kohtuullisuudesta. Voit tehdä selvityksen esimerkiksi tarjouksia pyytämällä, hinnastoja käyttäen, sähköpostitiedusteluilla tai puhelimitse. Rakentamishankkeissa voidaan käyttää viitekustannuksia, kun kustannusarvio on laadittu yksikkökustannusmenetelmällä.
Dokumentoi tekemäsi tiedustelut eli säästä tarjoukset tai kuvakaappaukset ja sähköpostit ja tee puhelintiedusteluista muistio. Tee tehdyistä hankinnoista selvitys, jossa perustelet valinnan. Voit hyödyntää dokumentoinnissa hintavertailulomaketta. Hinta ei ole ainoa kriteeri. Valintaan voivat vaikuttaa esimerkiksi toimitusvarmuus ja laatu. Mikäli valintaa ei tehdä halvimman hinnan perusteella, valintaperusteet täytyy yksilöidä ja kirjata ylös.
Myös alle 3 000 euron hankintakustannusten on oltava kohtuullisia, ja se on tarvittaessa pystyttävä perustelemaan.
Hintatason selvitykset ja mahdollinen kilpailutus tehdään yleensä jo rahoituksen hakuvaiheessa. Mikäli sitä ei ole siinä vaiheessa vielä pystytty tekemään, kilpailutusdokumentit on toimitettava maksuhakemuksen liitteenä.
Kerää vain sellaisia henkilötietoja, jotka ovat välttämättömiä hankkeen toteuttamisen kannalta. Näitä ovat sellaiset tiedot, joita maaseudun hanketukia koskeva lainsäädäntö edellyttää, esimerkiksi maksuhakemuksen liitteenä toimitettavat palkkatiedot, ja talkootyölistat.
Kerro kaikista kerättävistä tiedoista, mihin niitä käytetään. Esimerkiksi osallistujalistassa tai ilmoittautumisen yhteydessä. Malliteksti: ”(Tilaisuuden järjestäjän nimi) käyttää antamiasi henkilötietoja vain tilaisuuden järjestelyissä. Tietojasi käsitellään luottamuksellisesti eikä tietojasi luovuteta ulkopuolisille. Koulutustiedot tallennetaan ruokahallinnon tietovarantoon ja tietoja säilytetään EU‐komission tarkastuksen varalta 10 vuotta.” TAI “Käsittelemme henkilötietojasi tietosuojailmoituksen mukaisesti (linkki tietosuojailmoitukseen)”
Pyydä tietojen antajilta suostumus, jos keräät muuta kuin lainsäädännön edellyttämiä tietoja, esimerkiksi sähköpostiosoitteita uutiskirjejakelua varten.
Laadi tietosuojaseloste, jos kokoat esimerkiksi uutiskirje‐ tai sähköpostijakelun. Uutiskirje‐ tai sähköpostijakelu muodostaa henkilörekisterin. Tietosuojaselostetta ei tarvitse laatia maksuhakemusta varten kerätyistä tiedoista, kuten talkoolistoista tai palkkatiedoista.
Nimeä tietosuojavastaava, jos organisaatiossasi käsitellään henkilötietoja. Hankkeen toteuttajalla tulee olla selvä kuva siitä, mitä henkilötietoja sillä on hallussaan. Pienissä yhdistyksissä (alle 250 jäsentä) tietosuojavastaavaa ei tarvitse nimetä.
Laadi kirjallinen sopimus, jos toinen toimija (esimerkiksi kirjanpitäjä) käsittelee henkilötietoja hankkeesi puolesta. Sovi sopimuksessa vähintään seuraavista asioista: henkilötietojen käsittelyn kohde ja kesto, käsiteltävät henkilötiedot, käsittelyn tarkoitus, rekisterinpitäjän ja henkilötietojen käsittelijän vastuut, velvollisuudet ja oikeudet sekä salassapitovelvollisuuden noudattaminen.
Annettava lausunto hankkeen loppuraportista loppumaksatuksen yhteydessä
Kokouskutsu ja kokouksessa käsiteltävä materiaali on hyvä lähettää ohjausryhmän jäsenille hyvissä ajoin
Ohjausryhmän jäseniksi valitaan hakijan, rahoittajan ja sidosryhmien edustajia. Jäseniltä tarvitaan kirjallinen suostumus hankehakemuksen liitteeksi. Ohjausryhmä huolehtii siitä, että hanke toteutuu sovitun hankesuunnitelman ja tukipäätöksen mukaisesti.
Suunnittele jo ennalta, miten hankkeesi tulokset jäävät elämään hankkeen jälkeen. Mistä hankkeessa syntyneistä opeista ja oivalluksista voisi olla hyötyä muille? Mistä hyvistä käytännöistä muutkin voisivat ottaa mallia?
Verkostoidu muiden hankkeiden kanssa paikallisesti, alueellisesti tai esimerkiksi valtakunnallisten koordinaatiohankkeiden luotsaamissa verkostoissa. Voit hyödyntää hyvien käytäntöjen jakamiseen esimerkiksi valtakunnallisen Maaseutuverkoston keskusteluryhmiä.
