Hankkeen toteuttamista ohjaavat hankesuunnitelma ja kustannusarvio, jotka on hyväksytty tukipäätöksessä.
Tutustu viranomaispäätökseen
Lue tukipäätös huolellisesti läpi. Huomioi päätöksen erityisehdot ja tarkasta hyväksytyt kustannukset. Huolehdi, että myös muut hankkeen vastuuhenkilöt tutustuvat päätöksen ehtoihin. Toimita päätöksestä kopio kirjanpitäjälle.
Toteuta hanketta hankesuunnitelman mukaisesti
Hankesuunnitelma ohjaa hankkeen toteuttamista. Seuraa hankkeen kustannuksia ja budjetin riittävyyttä. Viesti ja raportoi hankkeen tuloksista. Jos suunnitelmiin tulee muutoksia, varmista tarvitseeko hankkeelle tehdä muutoshakemusta.
Huolehdi hankkeen määräajoista
Tarkasta tukipäätöksestä hankkeen toteutusaika ja maksun hakemisen määräajat. Hae maksatusta säännöllisesti. Hankkeen toteutusaikaan voi hakea jatkoa perustelusta syystä, jos hanketta ei ehdi toteuttaa toteutusaikana.
Hankkeen toteutuksessa huomioitavia asioita
Tuen myöntämisen edellytyksenä on, ettei tuen kohteena olevaa toimintaa ole aloitettu ennen kuin tukihakemus on tullut vireille. Hakemus tulee vireille heti, kun se sisältää riittävät tiedot ja hakemus on allekirjoitettu ja lähetetty Hyrrässä.
Hankkeen toteutuksen voi aloittaa vireille tulon jälkeen omalla riskillä ennen Elinvoimakeskuksen viranomaispäätöstä. On kuitenkin suositeltavaa odottaa Elinvoimakeskuksen tekemää päätöstä, koska Leader-ryhmän hallituksen puoltopäätös ei ole lopullinen hankepäätös. Leader-hankkeiden virallinen tukipäätös tulee Elinvoimakeskuksesta, joka tekee Leader-hankkeille laillisuustarkistuksen.
JyväsRiihi kutsuu hankkeen edustajan tai edustajat hankkeen alussa aloituspalaveriin, jossa käydään läpi hankkeen toteuttamiseen liittyviä asioita.
Hankkeen taloutta seurataan hankekirjanpidon avulla. Toimita hankeasiakirjoista eli tukipäätöksestä ja hankesuunnitelmasta kopiot kirjanpitäjälle.
Erota hankkeen tulot ja menot tuensaajan normaalista kirjanpidosta omalle kustannuspaikalleen tai omille tileilleen niin, että kirjanpito ja tositteet voidaan tarkastaa vaivatta.
Laskennallisissa kustannusmalleissa (laskennalliset kustannukset 19 % ja 40 %) hankkeen välittömät kulut kirjataan hankkeen kustannuspaikalle tai tilille. Hankkeen välillisiä kustannuksia (flat rate) ei tarvitse esittää maksuhakemuksen liitteenä toimitettavalla pääkirjalla. Mikäli flat rate kulut näkyvät pääkirjalla, ne tulee yliviivata, käyttää koontiluetteloa (2304tk) tai pääkirjan avainta, jossa on esitetty maksuhakemuksella esitetyt välittömät kustannukset. Haettavien kustannusten on täsmättävä pääkirjan otteeseen ja kustannusten on oltava selkeästi todennettavissa.
Hankkeen tuki maksetaan aina jälkikäteen käytetyn kustannusmallin mukaisesti. Maksuhakemus tehdään Hyrrässä. Elinvoimakeskus tekee hakemuksesta maksupäätöksen ja Ruokavirasto maksaa tuen tilille. Lue lisää hankkeen maksatuksesta.
Omarahoitus
Hankkeen omarahoitus voi koostua rahallisesta osuudesta tai sen voi korvata osittain talkootyöllä. Talkootyö on osa hankkeen kustannuksia, joten se tulee huomioida kustannusarviossa. Omarahoitusosuus ei voi koostua julkisesta rahoituksesta, kuten kuntien tuesta, vaan sen tulee olla yksityistä rahaa.
Hankkeelle on myönnetty rahoitusta niihin toimenpiteisiin, jotka on hyväksytty tukipäätöksessä. Hankesuunnitelman muutoksista täytyy tehdä muutoshakemus. Muutoshakemus pitää tehdä, jos hankkeen toteutusaikaan, toimenpiteisiin tai kustannuksiin tulee muutoksia.
Toimi näin:
Ota yhteyttä JyväsRiiheen ja kerro hankesuunnitelman muutoksesta. Muutoksista tulee ilmoittaa aina etukäteen ennen muutoksen toteuttamista.
Tee muutoshakemus Hyrrässä.
Odota, että JyväsRiihi ja Elinvoimakeskus hyväksyvät muutoksen ja tekevät muutospäätöksen.
Kaikkien EU-rahoituksen saajien on käytettävä viestinnässään EU:n tunnusta EU:n ohjelmista saadun tuen esille tuomiseksi ja EU:n näkyvyyden parantamiseksi.
Hankkeen tukipäätöksen ehdoissa on kerrottu, mitkä viestintävelvollisuudet saamaasi tukea koskevat. Myönnettyyn tukeen voidaan tehdä 1–5 prosentin vähennys, jos viestintävelvoitteita ei ole noudatettu. Vähennyksestä on säädetty kansallisessa lainsäädännössä.
EU:n tunnus ja muut logot
Maaseuturahaston rahoittaman hankkeen kaikissa viestintämateriaaleissa on käytettävä EU:n lippulogoa eli EU-lippu ja teksti ”Euroopan unionin osarahoittama”. Leader-rahoitteisissa hankkeissa suositellaan myös Leader-logon (Leader-lippu) käyttöä. Saat tunnukset Maaseutuverkoston kuvapankista.
Jos viestintämateriaalissa on muita tunnuksia EU-lipun lisäksi (esimerkiksi oman organisaatiosi logo), esitä EU-tunnus samanarvoisena (koko, sijoittelu) muiden tunnusten kanssa. Maaseutuverkoston kuvapankissa löytyvässä Graafisessa ohjeistuksessa on tarkemmat ohjeet EU-logon käytöstä.
Viestintämateriaali
EU:n tunnuksen on oltava näkyvästi esillä kaikessa viestintämateriaalissa, jotka käsittelevät toimen toteuttamista. Viestintämateriaalia ovat esimerkiksi painetut materiaalit tai digitaaliset tuotteet, verkkosivustot ja niiden mobiiliversiot, esitteet hankkeesta sekä hankkeesta tehty PR-materiaali ja lehti-ilmoitukset. Myös mainokset, jotka on maksettu hankkeesta, kuuluvat viestintämateriaaliin.
Kun viestit hankkeestasi, kerro viestintämateriaalissa asiayhteyteen sopivalla tavalla, että hankkeesi on saanut EU:n maaseuturahoitusta.
Verkkosivusto ja sosiaalisen median tilit
Verkkosivustolla tai sosiaalisen median kanavilla tarkoitetaan yrityksen, organisaation tai hankkeen virallisia kanavia ja verkkosivustoja.
Verkkosivustoille ja sosiaalisen median kanaville tulee lisätä lyhyt tuenmäärään suhteutettu kuvaus hankkeesta. Kuvauksessa tulee käydä ilmi hankkeen tavoitteet ja EU:n rahoitusosuus. Sosiaalisessa mediassa tiedot voivat olla esillä esimerkiksi kanavan esittelytekstissä tai hanketta koskevassa yksittäisessä julkaisussa.
Liitä maksuhakemukseen kuvakaappaus esittelytekstistä tai julkaisusta, kun haet hankkeen maksua.
Jos hankkeen aikana perustetaan uusia verkkosivustoja tai sosiaalisen median tilejä, ilmoita niistä ELY-keskukselle.
Kun kerrot hankkeen toimenpiteistä verkkosivulla tai sosiaalisen median tilillä, muista kertoa samalla, että hanke on saanut EU:n maaseuturahoitusta.
Juliste yli 10 000 euron hankkeisiin
Jos hankkeen tai yritystuen julkinen tuki on 10 000–50 000 euroa, aseta näkyvälle paikalle hanketta esittelevä juliste. Juliste voidaan sijoittaa esimerkiksi hankevetäjän työtiloihin. Riittää, että juliste on paikallaan hankkeen toteuttamisen ajan, eli vähintään siihen saakka, kunnes olet saanut loppumaksun. Täytä julisteeseen kuvaus hankkeesta. Kuvauksessa voit kertoa esimerkiksi hankkeen nimen, kuka hanketta toteuttaa ja mitä hankkeessa tehdään sekä sen, että hanke on saanut EU:n maaseuturahoitusta. Tulosta juliste A3-koossa.
Jos hakijalla on monta hanketta, niiden tiedot voi esittää yhdessä julisteessa. Julisteessa on kuitenkin oltava yksilöityä tietoa jokaisesta hankkeesta. Juliste voi olla myös digitaalinen. Tällöin tulee varmistaa, että näyttö, jossa digitaalinen juliste näkyy, on toimintavarma.
Tiedotuskyltti tai sähköinen näyttö yli 50 000 euron investointien yhteyteen
Kiinnitä investoinnin yhteyteen tuesta kertova tiedotuskyltti, jos olet saanut julkista tukea 50 000–500 000 euroa ja kyseessä on aineellinen investointi (esimerkiksi kone, laite, linjasto), infrastruktuuri- tai rakennushanke.
Kyltin tulee olla näkyvällä paikalla investoinnin yhteydessä. Riittää, että kyltti on paikallaan toimen toteuttamisen ajan eli vähintään siihen saakka, kunnes olet saanut loppumaksun. Tiedot voidaan esittää myös sähköisellä näytöllä. Saat tiedotuskyltin Leader-ryhmältä.
Viesti hankkeen tuloksista ja saavutuksista koko hankkeen ajan esim. somessa ja nettisivuilla. Viestintä lisää hankkeen näkyvyyttä ja helpottaa osallistamista.
Muista mainita, että hanke on saanut EU:n maaseuturahoitusta Leader JyväsRiiheltä ja lisää tarvittavat logot.
Valtakunnalliseen hankerekisteriin on koottu kaikki maaseuturahastosta rahoitetut kehittämishankkeet. Hankkeiden toteuttajat pääsevät itse hallinnoimaan järjestelmässä hankekorttejaan, joita voi hyödyntää hankkeen viestinnässä nettisivujen tapaan.
Kerro mielenkiintoisista jutuista medialle. Houkutteleva juttu voidaan saada aikaiseksi peilaamalla muihin ajankohtaisiin aiheisiin tai kertomalla hankkeissa toimivista ihmisistä.
Aiheita tiedotteisiin:
Hankkeen aloittaminen (Kerro, kuka alkaa tehdä ja mitä, sekä mitä hyötyä hankkeella tavoitellaan)
Talkoot, erikoiset hankinnat ja tapahtumat
Valmiit investoinnit ja niiden vaikutukset
Tarinat ihmisistä hankkeissa toimivista ihmisistä
Hankkeen vaikuttavuudesta viestiminen
Vaikuttavuudesta ja tuloksista viestiminen osoittaa, että hanketyöllä on ollut myönteisiä vaikutuksia ihmisiin ja yhteisöön.
Vinkkejä hankkeen vaikuttavuuden viestimiseen:
Kerro, miksi hanke on olemassa, mitä haluatte saada aikaan ja muuttaa. Perustele, miksi teette tärkeää työtä.
Pohdi ennakkoon, miten vaikuttavuutta voi seurata ja mitata.
Kerro, mikä hankkeen vaikuttavuus on ja osoita muutos, jonka olette tehneet.
Muokkaa viesti sen mukaan kenelle viestit ja valitse viestintäkanava kohderyhmän mukaan.
Tarinallista viestisi, kerro miten hanke on vaikuttanut ihmisiin ja yhteisöön.
Hankkeiden vaikuttavuutta voi arvioida niiden myönteisillä vaikutuksilla ihmisiin ja yhteisöihin. Toimiva muistisääntö onkin, että vaikuttavuus on aina muutosta.
Hankkeen vaikuttavuuden selvittäminen kannattaa aloittaa rakentamalla vaikuttavuusketju, minkä jälkeen hankkeelle tehdään vaikuttavuutta todentavat mittarit. On myös tärkeää viestiä vaikuttavuudesta, jotta tieto hankkeen hyvistä tuloksista leviää.
Vaikuttavuusketjun rakentaminen
Vaikuttavuusketju rakentuu neljästä osasta:
1. Tarve, johon hanke vastaa
2. Ratkaisut ja teot, joilla tarve täytetään
3. Muutos ja lopputulos, jotka on saatu aikaan hankkeessa
4. Vaikuttavuus, muutoksen merkitykset yksilöön ja yhteisöön sekä pidemmän aikavälin muutokset.
Todenna muutos mittareilla
Hyvä mittaristo auttaa vaikuttavuuden todentamisessa. Vaikuttavuuden ja muutoksen todentamiseksi tarvitaan tiedot sekä lähtö- että lopputilanteesta. Tilanteiden tulee olla kartoitettuna jokaisen mittarin kohdalta erikseen.
Määrällistä tietoa kerätessä voidaan selvittää mm. osallistujat, kävijämäärät, säästöt ja toiminnan tehostuminen.
Laadullista tietoa kerätessä toimintaan osallistuneita voi pyytää asiakaspalautetta tai kerätä asiakastarinoita.
Esimerkkejä asioista, joiden muutosta voi seurata:
Laadun parantuminen, toiminnan tehostuminen, prosessin nopeutuminen
Työllistyminen, talkootyöt, aktiivisuus
Tulot, säästöt (säästöt esim. yhteisölle, kunnalle, julkistaloudelle)
Uudet palvelut, yritykset, työpaikat
Uudet innovaatiot, kokeilut
Hyvät, levitetyt toimintamallit
Kävijämäärät, käyttäjät, osallistujat
Viestintä
Mittareita ei tarvitse olla määräänsä enempää. Valitse vain ne mittarit, joista on hyötyä juuri teidän hankkeenne vaikuttavuuden todentamisessa.
Viesti vaikuttavasti vaikuttavuudesta
Hankkeen tuloksista ja saavutuksista on tärkeää viestiä koko hankkeen ajan. Viestinnässä kannattaa hyödyntää vaikuttavuusketjun sisältöä ja mittariston tuloksia. Lisää vinkkejä vaikuttavuudesta viestimiseen voit lukea “Hankkeen viestintä” osiosta.
Vastikkeeton työ voidaan hyväksyä kustannukseksi yleishyödyllisissä investoinneissa ja kehittämishankkeissa.
Rahoituskaudella 2023-2027 tukipäätöksen saaneilla hankkeilla talkootyön arvo on 20 €/henkilötyötunti ja 60 €/konetyötunti.
Esitä lomakkeella 2023AVT (pdf) arvio vastikkeettomasti tehtävästä työstä (laatu ja määrä). Anna arvio töiden mukaan eriteltynä ja liitä lomake tukihakemuksen liitteeksi. Tuen maksua haettaessa vastikkeetta tehdystä työstä on esitettävä tuntikirjanpito.
Yksityisenä rahoituksena voidaan hyväksyä vain sellainen vastikkeetta tehty työ, joka on tarpeellista hankkeen toteuttamiseksi. Talkootyöläisen on oltava vähintään 15-vuotias.
Kohtuulliset tarjoilukustannukset ovat hyväksyttäviä kustannuksia talkootöiden yhteydessä.
Jos hankkeeseen palkataan työntekijä vähintään yhdeksi henkilötyövuodeksi, paikan on oltava avoimesti haussa, ellei kyse ole hankkeen toteuttajan vakinaisesta työntekijästä.
Yleishyödylliseen kehittämishankkeeseen voidaan hyväksyä kustannuksiksi hankehenkilöstön palkkakuluja. Hankkeen työntekijöiden on pidettävä tuntipäiväkirjaa tekemästään työstä ja tuntipäiväkirja tulee esittää maksuhakemuksen liitteenä. Työaika tai palkka ei voi olla laskennallinen, vaan perustua tehtyihin työtunteihin. Jos työntekijän työajasta vain osa käytetään hankkeeseen, tulee työpäiväkirjaa täyttää kokonaistyöajasta, ei pelkästään hankkeelle tehtävästä työstä.
Raportoi rahoittajalle hankkeen toimenpiteiden toteutumisesta ja tavoitteiden saavuttamisesta. Jokaisen maksuhakemuksen yhteydessä kerrotaan, miten hanke on siihen mennessä edennyt. Hankkeen loppumaksatuksen yhteydessä Hyrrä-järjestelmään kirjataan hankkeen seurantatiedot.
Hankkeesta laaditaan loppuraportti viimeisen maksuhakemuksen yhteydessä. Hyrrän maksuhakemuslomakkeella loppuraportin kohtiin vastataan erilisissä tekstikentissä.
Loppuraportti on hyvä kirjoittaa suhteessa hankkeen kokoon. Kerro loppuraportissa hankkeen toteutuksesta, tuloksista, vaikutuksista sekä jatkosuunnitelmista. Voit liittää raportin liitteiksi esimerkiksi kuvia, taulukoita ja linkkejä. Hanketta arvioidaan siitä näkökulmasta, miten hyvin se on saavuttanut hankesuunnitelmassa asetetut tavoitteet. Arvioinnin mittarit ovat siten hankekohtaisia.
Kirjoita raportti niin, että myös ulkopuolinen taho voi todeta sitä lukiessaan, miksi hanke käynnistettiin, mitä tehtiin, millaisia tuloksia saavutettiin. Loppuraportti julkaistaan automaattisesti maaseutuverkosto.fi:n hankerekisterissä.
Voit hyödyntää loppuraportin mallipohjaa raportin valmistelussa ja kopioida siitä vastauksesi Hyrrän tekstikenttiin. Voit myös lisätä mallipohjaan kuvia hankkeesta ja liittää sen maksuhakemuksen liitteisiin.
Raportoinnin lisäksi hankkeita seurataan seurantatietojen kautta. Hankesuunnitelmassa täytetään indikaattorit eli hankkeen tavoitteet, ja hankkeen lopussa samoihin tavoitekohtiin täytetään toteumatiedot eli seurantatiedot.
Seurantatiedot löytyvät Hyrrässä hankkeen tiedoista “Seurantatiedot” -painikkeen takaa.
Hankkeessa kaikista yli 3 000 euron hankinnoissa on esitettävä selvitys kustannusten kohtuullisuudesta. Voit tehdä selvityksen esimerkiksi tarjouksia pyytämällä, hinnastoja käyttäen, sähköpostitiedusteluilla tai puhelimitse. Rakentamishankkeissa voidaan käyttää viitekustannuksia, kun kustannusarvio on laadittu yksikkökustannusmenetelmällä.
Dokumentoi tekemäsi tiedustelut, eli säästä tarjoukset, kuvakaappaukset ja sähköpostit sekä tee muistio puhelintiedusteluista. Tee tehdyistä hankinnoista selvitys, jossa perustelet valinnan. Voit hyödyntää dokumentoinnissa hintavertailulomaketta. Hinta ei ole ainoa kriteeri. Valintaan voivat vaikuttaa esimerkiksi toimitusvarmuus ja laatu.
Myös alle 3 000 euron hankintakustannusten on oltava kohtuullisia ja se on tarvittaessa pystyttävä perustelemaan.
Hintatason selvitykset ja mahdollinen kilpailutus tehdään yleensä jo rahoituksen hakuvaiheessa. Mikäli sitä ei ole siinä vaiheessa vielä pystytty tekemään, kilpailutusdokumentit on toimitettava maksuhakemuksen liitteenä.
Kerää vain sellaisia henkilötietoja, jotka ovat välttämättömiä hankkeen toteuttamisen kannalta. Näitä ovat sellaiset tiedot, joita maaseudun hanketukia koskeva lainsäädäntö edellyttää, esimerkiksi maksuhakemuksen liitteenä toimitettavat palkkatiedot ja talkootyölistat.
Kerro kaikista kerättävistä tiedoista, mihin niitä käytetään. Esimerkiksi osallistujalistassa tai ilmoittautumisen yhteydessä. Malliteksti: ”(Tilaisuuden järjestäjän nimi) käyttää antamiasi henkilötietoja vain tilaisuuden järjestelyissä. Tietojasi käsitellään luottamuksellisesti eikä tietojasi luovuteta ulkopuolisille. Koulutustiedot tallennetaan ruokahallinnon tietovarantoon ja tietoja säilytetään EU‐komission tarkastuksen varalta 10 vuotta.” TAI “Käsittelemme henkilötietojasi tietosuojailmoituksen mukaisesti (linkki tietosuojailmoitukseen)”
Pyydä tietojen antajilta suostumus, jos keräät muuta kuin lainsäädännön edellyttämiä tietoja, esimerkiksi sähköpostiosoitteita uutiskirjejakelua varten.
Laadi tietosuojaseloste, jos kokoat esimerkiksi uutiskirje‐ tai sähköpostijakelun. Uutiskirje‐ tai sähköpostijakelu muodostaa henkilörekisterin. Tietosuojaselostetta ei tarvitse laatia maksuhakemusta varten kerätyistä tiedoista, kuten talkoolistoista tai palkkatiedoista.
Nimeä tietosuojavastaava, jos organisaatiossasi käsitellään henkilötietoja. Hankkeen toteuttajalla tulee olla selvä kuva siitä, mitä henkilötietoja sillä on hallussaan. Pienissä yhdistyksissä (alle 250 jäsentä) tietosuojavastaavaa ei tarvitse nimetä.
Laadi kirjallinen sopimus, jos toinen toimija (esimerkiksi kirjanpitäjä) käsittelee henkilötietoja hankkeesi puolesta. Sovi sopimuksessa vähintään seuraavista asioista: henkilötietojen käsittelyn kohde ja kesto, käsiteltävät henkilötiedot, käsittelyn tarkoitus, rekisterinpitäjän ja henkilötietojen käsittelijän vastuut, velvollisuudet ja oikeudet sekä salassapitovelvollisuuden noudattaminen.
Käsittele huolellisesti työtehtävissä tarvittavia laitteita ja tietoja. Muistathan, että myös perheenjäsenet ovat työtehtävien ulkopuolisia henkilöitä!
Alueiden välisissä ja kansainvälisissä hankkeissa
Suurissa hankkeissa, joiden kustannukset ovat vähintään 300 000 euroa ja joille myönnetään tukea 100 prosenttia.
Lisäksi ohjausryhmä voi olla hankkeissa, joissa hankkeen kustannusarvio on vähintään 50 000 euroa ja hankkeilla on laajoja vaikutuksia yritystoimintaan, alueen elinkeinonharjoittajien toimintaedellytyksiin tai alueelliseen hyvinvointiin.
Jos hankkeen kustannukset ovat vähemmän kuin 50 000 euroa, sille asetetaan ohjausryhmä vain painavien syiden perusteella.
Annettava lausunto hankkeen loppuraportista loppumaksatuksen yhteydessä
Kokouskutsu ja kokouksessa käsiteltävä materiaali on hyvä lähettää ohjausryhmän jäsenille hyvissä ajoin
Ohjausryhmän jäseniksi valitaan hakijan, rahoittajan ja sidosryhmien edustajia. Jäseniltä tarvitaan kirjallinen suostumus hankehakemuksen liitteeksi. Ohjausryhmä huolehtii siitä, että hanke toteutuu sovitun hankesuunnitelman ja tukipäätöksen mukaisesti.
Suunnittele jo ennalta, miten hankkeesi tulokset jäävät elämään hankkeen jälkeen. Mistä hankkeen opeista ja oivalluksista voisi olla hyötyä muille? Mistä hyvistä käytännöistä muutkin voisivat ottaa mallia?
Verkostoidu muiden hankkeiden kanssa paikallisesti, alueellisesti tai esimerkiksi valtakunnallisten koordinaatiohankkeiden luotsaamissa verkostoissa.
JyväsRiihi järjestää tapaamisia hanketoteuttajille vuosittain.
Maaseutuverkostosta www.maaseutuverkosto.fi löydät muut hankkeet ja voit perustaa omia ryhmiä.
