Tuettavien hankkeiden ja toimenpiteiden toteuttamista ohjaa ennen kaikkea rahoituspäätöksessä hyväksytty hankesuunnitelma ja kustannusarvio.
Tutustu viranomaispäätökseen
Lue tukipäätös huolellisesti läpi. Kiinnitä huomiota päätöksen erityisehtoihin ja tarkasta hankkeen hyväksytyt kustannukset. Huolehdi, että myös muut hankkeen vastuuhenkilöt tutustuvat päätöksen ehtoihin. Toimita päätöksestä kopio kirjanpitäjälle.
Toteuta hanketta hankesuunnitelman mukaisesti
Toteuta hanketta hankesuunnitelman suunnitelman mukaisesti. Hankesuunnitelman muutosten osalta varmista muutoshakemuksen tarve. Seuraa hankkeen kustannuksia ja budjetin riittävyyttä. Tee maksuhakemuksia riittävän usein. Raportoi hankkeen tulokset.
Huolehdi hankkeen määräajoista
Tukipäätöksestä käy ilmi hankkeen tarkemmat määräajat. Tarkasta päätöksestä hankkeen toteutusaika ja maksun hakemiseen liittyvät määräajat. Kustannukset voivat syntyä haettuna hankeaikana. Hankkeen toteutusaikaan voi hakea jatkoa perustelusta syystä, mikäli hanketta ei ehdi toteuttaa toteutusajan puitteissa.
Lue lisää hankkeen toteuttamisesta
Hankkeen toteutuksessa huomioitavia asioita
Hankkeen aloittaminen
Hanke voidaan aloittaa vasta, kun hankehakemus on vireillä eli JyväsRiihi on vastaanottanut hakemuksen ja lähettänyt hakijalle vireilletuloilmoituksen. Jos aloitat hankkeen ennen vireilletuloa, tukea ei voida myöntää.
Kun hakemus on tullut vireille, voit aloittaa hankkeen omalla riskillä. Suositeltavaa on kuitenkin odottaa ELY-keskuksen tekemä virallinen päätös tuen myöntämisestä. Leader-ryhmän hallituksen puoltopäätös ei vielä ole lopullinen hankepäätös. Leader-hankkeiden virallinen tukipäätös tulee ELY-keskuksesta, joka tekee Leader-hankkeille laillisuustarkistuksen.
JyväsRiihi kutsuu hankkeen edustajan/edustajat hankkeen alussa aloituspalaveriin, jossa käydään läpi hankkeen toteuttamiseen liittyviä asioita.
Kirjanpito ja talous
Hankkeen talous on osa hankkeen hallinnointia ja oleellinen osa hankkeen toteutusta. Hankkeen taloutta seurataan hankekirjanpidon avulla. Toimita hankeasiakirjoista eli tukipäätöksestä ja hankesuunnitelmasta kopiot kirjanpitäjälle.
Erota hankkeen tulot ja menot tuensaajan normaalista kirjanpidosta omalle kustannuspaikalleen tai omille tileilleen niin, että kirjanpidon ja tositteiden tarkastaminen on ilman vaikeuksia mahdollista.
Vaikka kustannusmalliksi olisi valittu flat rate, kirjaa kaikki hankkeen kulut hankkeen kustannuspaikalle tai tileille. Flat rate -osuudella katettavien kulujen tositteita ja pääkirjanotteita ei esitetä maksuhakemuksessa.
Hankkeen kirjanpito on aina osana tuensaajan kirjanpitoa. Jos tuensaajan kirjanpitojärjestelmä ei mahdollista kustannuspaikkojen käyttöä, hankkeelle perustetaan omat tilinsä hakijan kirjanpitoon.
Hankkeen tuki maksetaan jälkikäteen hankkeen kustannusmallin mukaisesti. Tuen maksamista varten tulee täyttää maksuhakemus Hyrrän kautta ja lähettää se käsiteltäväksi ELY-keskukseen, joka tekee maksupäätöksen. Hanketta haettaessa tulee siis ottaa huomioon, että hankkeen toteuttamiseksi tarvitaan riittävän suuri väliaikaisrahoitus.
Omarahoitus
Jo hankehakemusvaiheessa on selvitettävä, kuinka hankkeen omarahoitusosuus kerätään. Omarahoitus voi koostua rahallisesta osuudesta. Omarahoitusosuuden voi korvata myös osittain talkootyöllä. Talkootyö on osa hankkeen kustannuksia, kuten mikä tahansa muukin ulkoa ostettava työ, joten se tulee ottaa huomioon kustannusarviota tehdessä. Omarahoitusosuus ei voi koostua julkisesta rahoituksesta, kuten kuntien tuesta vaan sen tulee olla yksityistä rahaa.
Muutokset hankkeessa
Hankkeelle on myönnetty rahoitusta tukipäätöksessä hyväksyttyjen toimenpiteiden toteuttamista varten. Toisinaan hanke ei etene niin kuin on alun perin suunniteltu ja hankkeen toimenpiteitä joudutaan muuttamaan. Hankesuunnitelman muutoksista täytyy tehdä muutoshakemus. Muutoshakemus tarvitaan hankkeen toteutusajan muutoksissa ja hankkeen toimenpiteiden ja kustannusten muutoksissa.
Toimi näin
Ota yhteys JyväsRiihen toimistoon ja kerro hankesuunnitelman muutoksesta.
Huomioithan, että muutoksista tulee ilmoittaa aina etukäteen ennen muutoksen toteuttamista.
Tee tarvittava muutoshakemus Hyrrässä.
Odota, että JyväsRiihi ja ELY-keskus hyväksyvät muutoksen ja tekevät muutospäätöksen.
Viesti hankkeen tuloksista ja saavutuksista koko hankkeen ajan esim. somessa ja nettisivuilla. Viestintä lisää hankkeen näkyvyyttä ja helpottaa osallistamista.
Viralliset tiedotusohjeet
Kaikissa Leader-ryhmän kautta rahoituksen saaneissa hankkeissa käytetään viestinnän yhteydessä kahta logoa, EU-lippua ja maaseuturahaston tunnuslausetta sekä EU:n Leader-logoa.
Jos julkisen tuen kokonaismäärä ylittää 50 000 euroa, tulee hankkeen toteuttamisen ajaksi toimea ja sille saatavaa EU-tukea esittelevä A3-kokoinen juliste sijoittaa näkyvälle paikalle: investoinnin yhteyteen, rakennuskohteeseen tai toimitiloihin. Riittää, että juliste on paikallaan hankkeen toteuttamisen ajan.
Täytä julisteeseen kuvaus hankkeesta. Kuvauksessa voit kertoa esimerkiksi hankkeen nimen, kuka hanketta toteuttaa ja mitä hankkeessa tehdään sekä sen, että hanke on toteutettu EU:n maaseuturahaston tuella. Tulosta juliste A3-koossa.
Leader-ryhmä toimittaa pysyvät kyltit investointihankkeille.
Yleisiä vinkkejä viestintään
Jos hankkeella on verkkosivusto, esitä sivustolla hankkeesta lyhyt kuvaus, josta käyvät ilmi hankkeen tavoitteet, tulokset ja EU:n rahoitusosuus. Muista mainita verkkosivuilla, että hanke on saanut rahoitusta Leader JyväsRiiheltä ja lisää tarvittavat logot.
Valtakunnalliseen hankerekisteriin on koottu maaseuturahastosta rahoitetut kehittämishankkeet. Hankkeiden toteuttajat pääsevät itse hallinnoimaan järjestelmässä hankekorttejaan, joita voi hyödyntää hankkeen viestinnässä nettisivujen tapaan. Tutustu hankerekisteriin.
Kerro mielenkiintoisista jutuista medialle. Houkutteleva juttu voidaan saada aikaiseksi peilaamalla muihin ajankohtaisiin aiheisiin tai kertomalla ihmisistä hankkeiden takana.
Aiheita tiedotteisiin
Hankkeen alkaessa kerro, kuka alkaa tehdä ja mitä sekä mitä hyötyä hankkeella tavoitellaan
Vinkkaa talkoista, erikoisista hankinnoista ja tapahtumista
Valmiista investoinneista ja sen vaikutuksista
Tarinoita ihmisistä hankkeiden takana
Hankkeen vaikuttavuudesta viestiminen
Vaikuttavuudesta ja tuloksista viestiminen osoittaa, että hanketyöllä on ollut myönteisiä vaikutuksia ihmisiin, yhteisöön ja ehkä jopa laajemmin yhteiskuntaan.
Vinkkejä vaikuttavuudesta viestimiseen
Kerro, miksi hanke on olemassa, mitä haluatte saada aikaan ja muuttaa. Kerro, miksi teette tärkeää työtä.
Kerro, mikä hankkeen vaikuttavuus on ja osoita muutos, jonka olette tehneet.
Muokkaa viesti sen mukaan kenelle viestit ja valitse viestintäkanava kohderyhmän mukaan.
Tarinallista viestisi, kerro miten hanke on vaikuttanut ihmisiin ja yhteisöön.
Lisää vinkkejä hankkeen vaikuttavuuden viestintään löydät Vaikuttavuuden tehtäväkirjasta.
Hankkeiden vaikuttavuutta voi arvioida niiden myönteisillä vaikutuksilla ihmisiin ja yhteisöihin. Toimiva muistisääntö onkin, että vaikuttavuus on aina muutosta!
Hankkeen vaikuttavuuden selvittäminen kannattaa aloittaa rakentamalla vaikuttavuusketju, minkä jälkeen hankkeelle luodaan vaikuttavuutta todentavat mittarit. Vaikuttavuudesta viestiminen on myös tärkeää, jotta tieto hankkeen hyvistä tuloksista leviää eteenpäin.
Vaikuttavuusketjun rakentaminen
Vaikuttavuusketju rakentuu neljästä osasta:
1. Tarve, johon hanke vastaa
2. Ratkaisut ja teot, joilla tarve täytetään
3. Muutos ja lopputulos, jotka on saatu aikaan hankkeessa
4. Vaikuttavuus, muutoksen merkitykset yksilöön ja yhteiskuntaan
Todenna muutos mittareilla
Hyvä mittaristo auttaa vaikuttavuuden todentamisessa. Vaikuttavuuden ja muutoksen todentamiseksi tarvitaan tiedot sekä lähtö- että lopputilanteesta. Tilanteiden tulee olla kartoitettuna jokaisen mittarin kohdalta erikseen.
Määrällistä tietoa kerätessä voidaan selvittää mm. osallistujat, kävijämäärät, säästöt ja toiminnan tehostuminen.
Laadullista tietoa kerätessä toimintaan osallistuneita voi pyytää asiakaspalautetta tai kerätä asiakastarinoita.
Esimerkkejä asioista, joiden muutosta voi seurata:
Laadun parantuminen, toiminnan tehostuminen, prosessin nopeutuminen
Työllistyminen, talkootyöt, aktiivisuus
Tulot, säästöt (säästöt esim. yhteisölle, kunnalle, julkistaloudelle)
Uudet palvelut, yritykset, työpaikat
Uudet innovaatiot, kokeilut
Hyvät, levitetyt toimintamallit
Kävijämäärät, käyttäjät, osallistujat
Viestintä
Muista, että mittareita ei tarvitse olla määräänsä enempää. Valitse vain ne mittarit, joista on hyötyä juuri teidän hankkeenne vaikuttavuuden todentamisessa.
Viesti vaikuttavasti vaikuttavuudesta!
Hankkeen tuloksista ja saavutuksista on tärkeää viestiä koko hankkeen ajan. Viestinnässä kannattaa hyödyntää vaikuttavuusketjun sisältöä ja mittariston tuloksia. Lisää vinkkejä vaikuttavuudesta viestimiseen voit lukea “Hankkeen viestintä” osiosta.
Talkootyö
Rakentamista sisältävissä yleishyödyllisissä investointihankkeissa talkootyö on tukikelpoinen kustannus. Tukipäätöksellä hyväksytystä talkootyöstä pidetään kirjaa talkootyön seurantalomakkeella. Talkootyön arvo on 15 €/henkilötyötunti tai 45 €/konetyötunti.
Jos hankkeeseen palkataan työntekijä vähintään yhdeksi henkilötyövuodeksi, paikan on oltava avoimesti haussa, ellei kyse ole hakijatahon vakinaisesta työntekijästä.
Yleishyödylliseen kehittämishankkeeseen voidaan hyväksyä kustannuksiksi hankehenkilöstön palkkakuluja. Hankkeen työntekijöiden on pidettävä tuntipäiväkirjaa tekemästään työstä ja tuntipäiväkirja tulee esittää maksuhakemuksen liitteenä. Jos työntekijän työajasta vain osa käytetään hankkeeseen, tulee työpäiväkirjaa täyttää kokonaistyöajasta, ei pelkästään hankkeelle tehtävästä työstä.
Raportoi rahoittajalle hankkeen toimenpiteiden toteutumisesta ja tavoitteiden saavuttamisesta. Jokaisen maksuhakemuksen yhteydessä tehdään toimintaraportti, miten hanke on siihen mennessä edennyt. Vuosittain tammikuun loppuun mennessä Hyrrä-järjestelmään kirjataan hankkeen seurantatiedot.
Loppumaksun yhteydessä palautetaan loppuraportti eli yhteenveto koko hankkeen toiminnasta ja tuloksista sekä arvioi hankkeen tavoitteiden toteutumista. Raportin sisältö on kerrottu rahoituspäätöksessä. Arvioi lisäksi hankkeen onnistumista, tuloksista ja vaikutuksista sekä kerro, kuinka hankkeessa kehitetty toiminta jatkuu hankkeen jälkeen. Kuvaa raportissa hankkeen toteutuksessa kohdatut ongelmat ja tuo esille kehittämisehdotukset.
Kirjoita raportti niin, että myös ulkopuolinen taho voi todeta sitä lukiessaan, miksi hanke käynnistettiin, mitä tehtiin, millaisia tuloksia saavutettiin ja pysyttiinkö alkuperäisessä hankesuunnitelmassa. Loppuraporttiin on hyvä liittää mahdollisia lehtiartikkeleita, valokuvia tai muuta materiaalia kuvaamaan hankkeen toimenpiteitä ja tuloksia.
Hanketta arvioidaan siitä näkökulmasta, miten hyvin se on saavuttanut hankesuunnitelmassa asetetut tavoitteet. Arvioinnin mittarit ovat siten hankekohtaisia.
Raportin pitää sisältää ainakin seuraavat tiedot:
1. Toteuttajan nimi
2. Hankkeen nimi ja hanketunnus
3. Yhteenveto hankkeesta
4. Raportti
4.1 Hankeen tavoitteet
a. ylemmän tason tavoitteet, joiden osa hanke on
b. hankkeen tavoitteet
4.2 Toteutus
a. toimenpiteet
b. aikataulu
c. resurssit
d. toteutuksen organisaatio
e. kustannukset ja rahoitus
f. raportointi ja seuranta
g. toteutusoletukset ja riskit
4.3 Yhteistyökumppanit
4.4 Tulokset ja vaikutukset
5. Esitykset jatkotoimenpiteiksi
6. Allekirjoittajat ja päiväys
Seurantatiedot
Raportoinnin lisäksi hankkeita seurataan seurantatietojen kautta. Hankesuunnitelmassa täytetään indikaattorit eli hankkeen tavoitteet, ja hankkeen aikana samoihin tavoitekohtiin täytetään toteumatiedot eli seurantatiedot.
Hankkeen seurantatiedot
Yli vuoden kestävien hankkeiden osalta seurantatiedot ilmoitetaan Hyrrässä aina tammikuun loppuun mennessä.
Alle vuoden kestävissä hankkeissa seurantatiedot ilmoitetaan hankkeen päätyttyä.
Seurantatiedot löytyvät Hyrrässä hankkeen tiedoista vasemmasta laidasta “Seurantatiedot” -painikkeen takaa
Hintatason selvittäminen
Hankkeessa kaikissa yli 2 500 euron hankinnoissa on esitettävä selvitys kustannusten kohtuullisuudesta. Rakentamishankkeissa voidaan käyttää viitekustannuksia tai voit tehdä selvityksen esimerkiksi tarjouksia pyytämällä, hinnastoja käyttäen, sähköpostitiedusteluilla tai puhelimitse.
Dokumentoi tekemäsi tiedustelut eli säästä tarjoukset tai kuvakaappaukset ja sähköpostit ja tee puhelintiedusteluista muistio. Tee tehdyistä hankinnoista selvitys, jossa perustelet valinnan. Voit hyödyntää dokumentoinnissa hintavertailulomaketta. Hinta ei ole ainoa kriteeri. Valintaan voivat vaikuttaa esimerkiksi toimitusvarmuus ja laatu.
Myös alle 2 500 euron hankintakustannusten on oltava kohtuullisia ja se on tarvittaessa pystyttävä perustelemaan.
Hintatason selvitykset ja mahdollinen kilpailutus tehdään yleensä jo rahoituksen hakuvaiheessa. Mikäli sitä ei ole siinä vaiheessa vielä pystytty tekemään, kilpailutusdokumentit on toimitettava maksuhakemuksen liitteenä.
Alueiden välisissä ja kansainvälisissä hankkeissa
Suurissa hankkeissa, joiden kustannukset ovat vähintään 300 000 euroa ja joille myönnetään tukea 100 prosenttia.
Lisäksi ohjausryhmä voi olla hankkeissa, joissa hankkeen kustannusarvio on vähintään 50 000 euroa ja hankkeilla on laajoja vaikutuksia yritystoimintaan, alueen elinkeinonharjoittajien toimintaedellytyksiin tai alueelliseen hyvinvointiin.
Jos hankkeen kustannukset ovat vähemmän kuin 50 000 euroa, sille asetetaan ohjausryhmä vain painavien syiden perusteella.
Annettava lausunto hankkeen loppuraportista loppumaksatuksen yhteydessä
Kokouskutsu ja kokouksessa käsiteltävä materiaali on hyvä lähettää ohjausryhmän jäsenille hyvissä ajoin
Ohjausryhmän jäseniksi valitaan hakijan, rahoittajan ja sidosryhmien edustajia. Jäseniltä tarvitaan kirjallinen suostumus hankehakemuksen liitteeksi. Ohjausryhmä huolehtii siitä, että hanke toteutuu sovitun hankesuunnitelman ja tukipäätöksen mukaisesti.
Hyvät käytännöt ja hankeverkostot
Suunnittele jo ennalta, miten hankkeesi tulokset jäävät elämään hankkeen jälkeen. Mistä hankkeessa syntyneistä opeista ja oivalluksista voisi olla hyötyä muille? Mistä hyvistä käytännöistä muutkin voisivat ottaa mallia?
Verkostoidu muiden hankkeiden kanssa paikallisesti, alueellisesti tai esimerkiksi valtakunnallisten koordinaatiohankkeiden luotsaamissa verkostoissa.
Hae sivuilta
Yksityisyydensuoja
Eväste (cookie) on pieni tekstitiedosto, joka tallennetaan tilapäisesti käyttäjän kiintolevylle. Evästeitä käytetään lähes kaikilla verkkosivustoilla, eivätkä sivustot välttämättä toimi kunnolla ilman evästeitä.
Eväste sisältää satunnaisesti luodun yksilöivän tunnuksen, jonka avulla voimme tunnistaa tietokoneesi ja kerätä tietoa siitä, mitä sivuja ja toimintoja selaimellasi käytät.
Välttämättömät evästeet
Välttämättömän evästeen tulisi olla käytössä aina, jotta voimme tallentaa asetuksesi evästeasetuksiin. Voit kuitenkin halutessasi estää välttämättömät evästeet selaimesi asetuksista.
Kolmannen osapuolen evästeet
Käytämme Googlen analytiikka-ohjelmaa kerätäksemme tietoja siitä, miten sivustoa käytetään. Tietojen avulla pyrimme saamaan käsityksen siitä, mitä sivuston käyttäjät haluavat ja miten voimme parhaiten antaa käyttäjille heidän tarvitsemiaan tietoja.