Han­ke voi­daan aloit­taa vas­ta, kun han­ke­ha­ke­mus on vi­reil­lä eli JyväsRiihi on vas­taan­ot­ta­nut ha­ke­muk­sen ja lä­het­tä­nyt ha­ki­jal­le vi­reil­le­tu­loil­moi­tuk­sen. Jos aloi­tat hank­keen en­nen vi­reil­le­tu­loa, tu­kea ei voi­da myön­tää.

Kun ha­ke­mus on tul­lut vi­reil­le, voit aloit­taa hank­keen omal­la ris­kil­lä. Suo­si­tel­ta­vaa on kui­ten­kin odot­taa ELY-kes­kuk­sen te­ke­mä vi­ral­li­nen pää­tös tuen myön­tä­mi­ses­tä. Le­a­der-ryh­män hallituksen puol­to­pää­tös ei vie­lä ole lo­pul­li­nen han­ke­pää­tös. Le­a­der-hank­kei­den vi­ral­li­nen tuki­pää­tös tu­lee ELY-kes­kuk­ses­ta, joka te­kee Le­a­der-hank­keil­le lail­li­suus­tar­kis­tuk­sen.

JyväsRiihi kutsuu hankkeen edustajan/edustajat hankkeen alussa aloituspalaveriin, jossa käydään läpi hankkeen toteuttamiseen liittyviä asioita.

Hank­keen ta­lous on osa hank­keen hal­lin­noin­tia ja oleel­li­nen osa hank­keen to­teu­tus­ta. Hank­keen ta­lout­ta seu­ra­taan han­ke­kir­jan­pi­don avul­la. Toi­mi­ta han­ke­asia­kir­jois­ta eli tuki­pää­töksestä ja han­ke­suun­ni­tel­masta ko­pi­ot kir­jan­pi­tä­jäl­le.

Ero­ta hank­keen tu­lot ja me­not tuen­saa­jan nor­maa­lis­ta kir­jan­pi­dos­ta omal­le kus­tan­nus­pai­kal­leen tai omil­le ti­leil­leen niin, että kir­jan­pi­don ja to­sit­tei­den tar­kas­ta­mi­nen on il­man vai­keuk­sia mah­dol­lis­ta.

Vaik­ka kus­tan­nus­mal­lik­si oli­si va­lit­tu flat rate, kir­jaa kaik­ki hank­keen ku­lut hank­keen kus­tan­nus­pai­kal­le tai ti­leil­le. Flat rate -osuu­del­la ka­tet­ta­vien ku­lu­jen to­sit­tei­ta ja pää­kir­jan­ot­tei­ta ei esi­te­tä mak­su­ha­ke­muk­ses­sa.

Hank­keen kir­jan­pito on aina osa­na tuen­saa­jan kir­jan­pi­toa. Jos tuen­saa­jan kir­jan­pito­jär­jes­tel­mä ei mah­dol­lis­ta kus­tan­nus­paik­ko­jen käyt­töä, hank­keel­le pe­rus­te­taan omat ti­lin­sä ha­ki­jan kir­jan­pi­toon.

Hankkeen tuki maksetaan jälkikäteen hankkeen kustannusmallin mukaisesti. Tuen maksamista varten tulee täyttää maksuhakemus Hyrrän kautta ja lähettää se käsiteltäväksi ELY-keskukseen, joka tekee maksupäätöksen. Hanketta haettaessa tulee siis ottaa huomioon, että hankkeen toteuttamiseksi tarvitaan riittävän suuri väliaikaisrahoitus.

Omarahoitus

Jo hankehakemusvaiheessa on selvitettävä, kuinka hankkeen omarahoitusosuus kerätään. Omarahoitus voi koostua rahallisesta osuudesta. Omarahoitusosuuden voi korvata myös osittain talkootyöllä. Talkootyö on osa hankkeen kustannuksia, kuten mikä tahansa muukin ulkoa ostettava työ, joten se tulee ottaa huomioon kustannusarviota tehdessä. Omarahoitusosuus ei voi koostua julkisesta rahoituksesta, kuten kuntien tuesta vaan sen tulee olla yksityistä rahaa.

Hankkeelle on myönnetty rahoitusta tukipäätöksessä hyväksyttyjen toimenpiteiden toteuttamista varten. Toisinaan hanke ei etene niin kuin on alun perin suunniteltu ja hankkeen toimenpiteitä joudutaan muuttamaan. Hankesuunnitelman muutoksista täytyy tehdä muutoshakemus. Muutoshakemus tarvitaan hankkeen toteutusajan muutoksissa ja hankkeen toimenpiteiden ja kustannusten muutoksissa.
Toimi näin

• Ota yhteys JyväsRiihen toimistoon ja kerro hankesuunnitelman muutoksesta.
• Huomioithan, että muutoksista tulee ilmoittaa aina etukäteen ennen muutoksen toteuttamista.
• Tee tarvittava muutoshakemus Hyrrässä.
• Odota, että JyväsRiihi ja ELY-keskus hyväksyvät muutoksen ja tekevät muutospäätöksen.
• Toteuta muutos.
• Muutoshakemuksen tekemisen ohjeet

Viesti hankkeen tuloksista ja saavutuksista koko hankkeen ajan esim. somessa ja nettisivuilla. Viestintä lisää hankkeen näkyvyyttä ja helpottaa osallistamista.

Viralliset tiedotusohjeet

Kaikissa Leader-ryhmän kautta rahoituksen saaneissa hankkeissa käytetään viestinnän yhteydessä kahta logoa, EU-lippua ja maaseuturahaston tunnuslausetta sekä EU:n Leader-logoa.

• EU-lippu logo
• EU:n Leader-logo

Saat tarvittavat logot Maaseutu.fi-kuvapankista

Julisteet ja kyltit

• Jos julkisen tuen kokonaismäärä ylittää 50 000 euroa, tulee hankkeen toteuttamisen ajaksi toimea ja sille saatavaa EU-tukea esittelevä A3-kokoinen juliste sijoittaa näkyvälle paikalle: investoinnin yhteyteen, rakennuskohteeseen tai toimitiloihin. Riittää, että juliste on paikallaan hankkeen toteuttamisen ajan.
• Täytä julisteeseen kuvaus hankkeesta. Kuvauksessa voit kertoa esimerkiksi hankkeen nimen, kuka hanketta toteuttaa ja mitä hankkeessa tehdään sekä sen, että hanke on toteutettu EU:n maaseuturahaston tuella. Tulosta juliste A3-koossa.
• Leader-ryhmä toimittaa pysyvät kyltit investointihankkeille.

Yleisiä vinkkejä viestintään

Jos hankkeella on verkkosivusto, esitä sivustolla hankkeesta lyhyt kuvaus, josta käyvät ilmi hankkeen tavoitteet, tulokset ja EU:n rahoitusosuus. Muista mainita verkkosivuilla, että hanke on saanut rahoitusta Leader JyväsRiiheltä ja lisää tarvittavat logot.

Valtakunnalliseen hankerekisteriin on koottu maaseuturahastosta rahoitetut kehittämishankkeet. Hankkeiden toteuttajat pääsevät itse hallinnoimaan järjestelmässä hankekorttejaan, joita voi hyödyntää hankkeen viestinnässä nettisivujen tapaan. Tutustu hankerekisteriin.

Kerro mielenkiintoisista jutuista medialle. Houkutteleva juttu voidaan saada aikaiseksi peilaamalla muihin ajankohtaisiin aiheisiin tai kertomalla ihmisistä hankkeiden takana.

Aiheita tiedotteisiin

• Hankkeen alkaessa kerro, kuka alkaa tehdä ja mitä sekä mitä hyötyä hankkeella tavoitellaan
• Vinkkaa talkoista, erikoisista hankinnoista ja tapahtumista
• Valmiista investoinneista ja sen vaikutuksista
• Tarinoita ihmisistä hankkeiden takana

Hankkeen vaikuttavuudesta viestiminen

Vaikuttavuudesta ja tuloksista viestiminen osoittaa, että hanketyöllä on ollut myönteisiä vaikutuksia ihmisiin, yhteisöön ja ehkä jopa laajemmin yhteiskuntaan.

Vinkkejä vaikuttavuudesta viestimiseen

• Kerro, miksi hanke on olemassa, mitä haluatte saada aikaan ja muuttaa. Kerro, miksi teette tärkeää työtä.
• Kerro, mikä hankkeen vaikuttavuus on ja osoita muutos, jonka olette tehneet.
• Muokkaa viesti sen mukaan kenelle viestit ja valitse viestintäkanava kohderyhmän mukaan.
• Tarinallista viestisi, kerro miten hanke on vaikuttanut ihmisiin ja yhteisöön.

Lisää vinkkejä hankkeen vaikuttavuuden viestintään löydät Vaikuttavuuden tehtäväkirjasta.

Vaikuttavuus tehtäväkirja (pdf)

Hankkeiden vaikuttavuutta voi arvioida niiden myönteisillä vaikutuksilla ihmisiin ja yhteisöihin. Toimiva muistisääntö onkin, että vaikuttavuus on aina muutosta!

Hankkeen vaikuttavuuden selvittäminen kannattaa aloittaa rakentamalla vaikuttavuusketju, minkä jälkeen hankkeelle luodaan vaikuttavuutta todentavat mittarit. Vaikuttavuudesta viestiminen on myös tärkeää, jotta tieto hankkeen hyvistä tuloksista leviää eteenpäin.

Vaikuttavuusketjun rakentaminen

Vaikuttavuusketju rakentuu neljästä osasta:
1. Tarve, johon hanke vastaa
2. Ratkaisut ja teot, joilla tarve täytetään
3. Muutos ja lopputulos, jotka on saatu aikaan hankkeessa
4. Vaikuttavuus, muutoksen merkitykset yksilöön ja yhteiskuntaan

Todenna muutos mittareilla

Hyvä mittaristo auttaa vaikuttavuuden todentamisessa. Vaikuttavuuden ja muutoksen todentamiseksi tarvitaan tiedot sekä lähtö- että lopputilanteesta. Tilanteiden tulee olla kartoitettuna jokaisen mittarin kohdalta erikseen.

Määrällistä tietoa kerätessä voidaan selvittää mm. osallistujat, kävijämäärät, säästöt ja toiminnan tehostuminen.

Laadullista tietoa kerätessä toimintaan osallistuneita voi pyytää asiakaspalautetta tai kerätä asiakastarinoita.

Esimerkkejä asioista, joiden muutosta voi seurata:

• Osaamisen lisääntyminen, tieto, taito, oppiminen
• Motivaatio, asenne, toimintakyky
• Asiakaspalaute, asiakastarinat, laadulliset kertomukset
• Laadun parantuminen, toiminnan tehostuminen, prosessin nopeutuminen
• Työllistyminen, talkootyöt, aktiivisuus
• Tulot, säästöt (säästöt esim. yhteisölle, kunnalle, julkistaloudelle)
• Uudet palvelut, yritykset, työpaikat
• Uudet innovaatiot, kokeilut
• Hyvät, levitetyt toimintamallit
• Kävijämäärät, käyttäjät, osallistujat
• Viestintä

Muista, että mittareita ei tarvitse olla määräänsä enempää. Valitse vain ne mittarit, joista on hyötyä juuri teidän hankkeenne vaikuttavuuden todentamisessa.

Viesti vaikuttavasti vaikuttavuudesta!

Hankkeen tuloksista ja saavutuksista on tärkeää viestiä koko hankkeen ajan. Viestinnässä kannattaa hyödyntää vaikuttavuusketjun sisältöä ja mittariston tuloksia. Lisää vinkkejä vaikuttavuudesta viestimiseen voit lukea “Hankkeen viestintä” osiosta.

Rakentamista sisältävissä yleishyödyllisissä investointihankkeissa talkootyö on tukikelpoinen kustannus. Tukipäätöksellä hyväksytystä talkootyöstä pidetään kirjaa talkootyön seurantalomakkeella. Talkootyön arvo on 15 €/henkilötyötunti tai 45 €/konetyötunti.

Vastikkeettoman työn lomake 322L

Jos hank­kee­seen pal­ka­taan työn­te­ki­jä vä­hin­tään yh­dek­si hen­ki­lö­työ­vuo­dek­si, pai­kan on ol­ta­va avoi­mes­ti haus­sa, ell­ei kyse ole ha­ki­ja­ta­hon va­ki­nai­ses­ta työn­te­ki­jäs­tä.

Yleishyödylliseen kehittämishankkeeseen voidaan hyväksyä kustannuksiksi hankehenkilöstön palkkakuluja. Hankkeen työntekijöiden on pidettävä tuntipäiväkirjaa tekemästään työstä ja tuntipäiväkirja tulee esittää maksuhakemuksen liitteenä. Jos työntekijän työajasta vain osa käytetään hankkeeseen, tulee työpäiväkirjaa täyttää kokonaistyöajasta, ei pelkästään hankkeelle tehtävästä työstä.

Työntekijän tuntikirjanpitolomake 3321L

Raportoi rahoittajalle hankkeen toimenpiteiden toteutumisesta ja tavoitteiden saavuttamisesta. Jokaisen maksuhakemuksen yhteydessä tehdään toimintaraportti, miten hanke on siihen mennessä edennyt. Vuosittain tammikuun loppuun mennessä Hyrrä-järjestelmään kirjataan hankkeen seurantatiedot.

Loppumaksun yhteydessä palautetaan loppuraportti eli yhteenveto koko hankkeen toiminnasta ja tuloksista sekä arvioi hankkeen tavoitteiden toteutumista. Raportin sisältö on kerrottu rahoituspäätöksessä. Arvioi lisäksi hankkeen onnistumista, tuloksista ja vaikutuksista sekä kerro, kuinka hankkeessa kehitetty toiminta jatkuu hankkeen jälkeen. Kuvaa raportissa hankkeen toteutuksessa kohdatut ongelmat ja tuo esille kehittämisehdotukset.

Kir­joi­ta ra­port­ti niin, että myös ulko­puo­li­nen taho voi to­de­ta sitä lu­kies­saan, mik­si han­ke käyn­nis­tet­tiin, mitä teh­tiin, mil­lai­sia tu­lok­sia saa­vu­tet­tiin ja py­syt­tiin­kö alku­pe­räi­ses­sä han­ke­suun­ni­tel­mas­sa. Lop­pu­ra­port­tiin on hyvä liit­tää mah­dol­li­sia leh­ti­ar­tik­ke­lei­ta, valo­ku­via tai muu­ta ma­te­ri­aa­lia ku­vaa­maan hank­keen toi­men­pi­tei­tä ja tu­lok­sia.

Han­ket­ta ar­vi­oi­daan sii­tä näkö­kul­mas­ta, mi­ten hy­vin se on saa­vut­ta­nut han­ke­suun­ni­tel­mas­sa ase­te­tut ta­voit­teet. Ar­vi­oin­nin mit­ta­rit ovat si­ten han­ke­koh­tai­sia.

Raportin pitää sisältää ainakin seuraavat tiedot:
1. Toteuttajan nimi
2. Hankkeen nimi ja hanketunnus
3. Yhteenveto hankkeesta
4. Raportti
4.1 Hankeen tavoitteet
a. ylemmän tason tavoitteet, joiden osa hanke on
b. hankkeen tavoitteet
4.2 Toteutus
a. toimenpiteet
b. aikataulu
c. resurssit
d. toteutuksen organisaatio
e. kustannukset ja rahoitus
f. raportointi ja seuranta
g. toteutusoletukset ja riskit
4.3 Yhteistyökumppanit
4.4 Tulokset ja vaikutukset
5. Esitykset jatkotoimenpiteiksi
6. Allekirjoittajat ja päiväys

Ra­por­toin­nin li­säk­si hank­kei­ta seu­ra­taan seu­ran­ta­tie­to­jen kaut­ta. Han­ke­suun­ni­tel­mas­sa täy­te­tään in­di­kaat­to­rit eli hank­keen ta­voit­teet, ja hank­keen ai­ka­na sa­moi­hin ta­voi­te­koh­tiin täy­te­tään to­teu­ma­tie­dot eli seu­ran­ta­tie­dot.

Hankkeen seurantatiedot

• Yli vuoden kestävien hankkeiden osalta seurantatiedot ilmoitetaan Hyrrässä aina tammikuun loppuun mennessä.
• Alle vuoden kestävissä hankkeissa seurantatiedot ilmoitetaan hankkeen päätyttyä.
• Seurantatiedot löytyvät Hyrrässä hankkeen tiedoista vasemmasta laidasta “Seurantatiedot” -painikkeen takaa

Hank­kees­sa kai­kis­sa yli 2 500 eu­ron han­kin­nois­sa on esi­tet­tä­vä sel­vi­tys kus­tan­nus­ten koh­tuul­li­suu­des­ta. Ra­ken­ta­mis­hank­keis­sa voi­daan käyt­tää vii­te­kus­tan­nuk­sia tai voit teh­dä sel­vi­tyk­sen esi­mer­kik­si tar­jouk­sia pyy­tä­mäl­lä, hin­nas­to­ja käyt­tä­en, säh­kö­pos­ti­tie­dus­te­luil­la tai pu­he­li­mit­se.

Do­ku­men­toi te­ke­mä­si tie­dus­te­lut eli sääs­tä tar­jouk­set tai kuva­kaap­pauk­set ja säh­kö­pos­tit ja tee pu­he­lin­tie­dus­te­luis­ta muis­tio. Tee teh­dyis­tä han­kin­nois­ta sel­vi­tys, jos­sa pe­rus­te­let va­lin­nan. Voit hyödyntää dokumentoinnissa hintavertailulomaketta. Hin­ta ei ole ai­noa kri­tee­ri. Va­lin­taan voi­vat vai­kut­taa esi­mer­kik­si toi­mi­tus­var­muus ja laa­tu.

Myös alle 2 500 eu­ron han­kin­ta­kus­tan­nus­ten on ol­ta­va koh­tuul­li­sia ja se on tarvittaessa pystyttävä perustelemaan.

Hintatason selvitykset ja mahdollinen kilpailutus tehdään yleensä jo rahoituksen hakuvaiheessa. Mikäli sitä ei ole siinä vaiheessa vielä pystytty tekemään, kilpailutusdokumentit on toimitettava maksuhakemuksen liitteenä.

Hintavertailulomake

Ohjausryhmä vaaditaan

• Alu­ei­den vä­li­sis­sä ja kan­sain­vä­li­sis­sä hank­keis­sa
• Suu­ris­sa hank­keis­sa, joi­den kus­tan­nuk­set ovat vä­hin­tään 300 000 eu­roa ja joil­le myön­ne­tään tu­kea 100 pro­sent­tia.
• Li­säk­si oh­jaus­ryh­mä voi olla hank­keis­sa, jois­sa hank­keen kus­tan­nus­ar­vio on vä­hin­tään 50 000 eu­roa ja hank­keil­la on laa­jo­ja vai­ku­tuk­sia yri­tys­toi­min­taan, alu­een elin­kei­non­har­joit­ta­jien toi­min­ta­e­del­ly­tyk­siin tai alu­eel­li­seen hy­vin­voin­tiin.
• Jos hank­keen kus­tan­nuk­set ovat vä­hem­män kuin 50 000 eu­roa, sil­le ase­te­taan oh­jaus­ryh­mä vain pai­na­vien syi­den pe­rus­teel­la.

Ohjausryhmän tehtävät

• Pi­det­tä­vä pöy­tä­kir­jaa
• Ko­koon­nut­ta­va vä­hin­tään ker­ran vuo­des­sa seu­raa­maan hank­keen to­teu­tu­mis­ta
• Kä­si­tel­tä­vä asi­at, jot­ka kos­ke­vat hank­keen to­teu­tu­mis­ta hy­väk­sy­tyn han­ke­suun­ni­tel­man mu­kai­ses­ti
• Toi­mi­tet­ta­va oh­jaus­ryh­män ko­kouk­sen pöy­tä­kir­jat maksuhakemusten liitteenä
• An­net­ta­va lau­sun­to hank­keen lop­pu­ra­por­tis­ta loppumaksatuksen yhteydessä
• Ko­kous­kut­su ja ko­kouk­ses­sa kä­si­tel­tä­vä ma­te­ri­aa­li on hyvä lä­het­tää oh­jaus­ryh­män jä­se­nil­le hy­vis­sä ajoin

Oh­jaus­ryh­män jä­se­nik­si va­li­taan ha­ki­jan, ra­hoit­ta­jan ja si­dos­ryh­mien edus­ta­jia. Jä­se­nil­tä tar­vi­taan kir­jal­li­nen suos­tu­mus han­ke­ha­ke­muk­sen liit­teek­si. Oh­jaus­ryh­mä huo­leh­tii sii­tä, että han­ke to­teu­tuu so­vi­tun han­ke­suun­ni­tel­man ja tuki­pää­tök­sen mu­kai­ses­ti.

Suunnittele jo ennalta, miten hankkeesi tulokset jäävät elämään hankkeen jälkeen. Mistä hankkeessa syntyneistä opeista ja oivalluksista voisi olla hyötyä muille? Mistä hyvistä käytännöistä muutkin voisivat ottaa mallia?

Verkostoidu muiden hankkeiden kanssa paikallisesti, alueellisesti tai esimerkiksi valtakunnallisten koordinaatiohankkeiden luotsaamissa verkostoissa.