Voit hakea maksua, kun olet saanut myönteisen tukipäätöksen ja hankkeellesi on syntynyt kustannuksia.

Maksuhakemuksella haetaan maksatusta syntyneiden ja maksettujen kustannusten perusteella (ei koske ennakkoa). Maksuhakemuksen sisältöön vaikuttaa valittu maksutapa (tuotosperusteinen, todellisten kustannusten perusteella), tukimuoto ja toimenpide. Hakemuksen täyttöperiaate on kuitenkin sama.

Ennen kuin aloitat maksuhakemuksen tekemisen, avaa saamasi tukipäätös. Tarkista tukipäätöksestä hyväksytyt kustannukset ja myönnetyn tuen määrän sekä hankkeen toteutukselle asetetut erityisehdot.

Katso Ruokaviraston ohje “Näin täytät maksuhakemuksen”.

Hanketuen maksua on haettava vähintään kerran vuodessa.

Maksua voi hakea yhdessä tai useammassa erässä.

Kaikki hankinnat tulee tehdä kokonaisuudessaan ennen toteutusajan päättymistä ja laskut tulee maksaa ennen viimeisen maksuhakemuksen tekemistä.

Maksua voi hakea kustannuksiin, jotka

• on hyväksytty tukipäätöksessä, päätöksessä on mukana hyväksytty kustannuserittely
• ovat syntyneet hakemuksen vireilletulon jälkeen ja tukipäätöksessä hyväksytyllä toteutusajalla
• ovat tuensaajalle osoitettuja ja tuensaajan maksamia
• on kirjattu tuensaajan kirjapitoon.

Kun hanke on toteutettu loppuun, on aika tehdä viimeinen maksuhakemus. Tämä tehdään pääsääntöisesti kuten maksuhakemusohjeessa on kuvattu.

Huomio, että hakemuksen kohdassa Hankkeen toteuttamisen tilanne (investoinnin toteuttamisen tilanne, jos kyseessä on investointihanke) Sinun on valittava “Kyllä“, koska kyseessä on hankkeen viimeinen maksuhakemus (loppumaksu) ja hanke on valmistunut.

Sinun täytyy toimittaa viimeisen maksuhakemuksen yhteydessä:

• Loppuraportti
• Seurantatiedot

Katso Ruokaviraston ohje loppumaksun hakemisesta. 

Maksuhakemukseen on liitettävä tuen maksamisen kannalta välttämättömät selvitykset ja tilinpitoasiakirjat. Liitteiden tarve riippuu hankkeen sisällöstä ja vaihtelee myös tukimuodoittain.

Kaikille pakolliset liitteet

• Maksujaksoa koskeva ote kirjanpidon pääkirjasta
• Kopiot hankkeelle kuuluvista laskuista, joihin on merkitty tositenumerot ja tiliöintitiedot ja jotka on maksettu ja kirjattu kirjanpitoon
• Maksutositteet eli tiliote tai verkkopankin maksukuitit
• Tarvittaessa selvitykset kustannusten jakoperusteista, jos kulu ei kohdistu kokonaan hankkeelle
• Loppumaksun yhteydessä ilmoitetaan seurantatiedot Hyrrässä Seurantatiedot-painikkeen kautta
• Maksuerin kohdalla toimitetaan maksujaksoa koskeva toimintaraportti
• Loppumaksun yhteydessä toimitetaan loppuraportti
• Mikäli olet valinnut hankkeesi kustannusmalliksi kertakorvauksen, vaadittavat liitteet ovat erilaiset

Lisäksi tarvitaan nämä liitteet, jos kyseisiä kustannuksia on hyväksytty hankkeelle

Palkkakulut

• Jäljennös työsopimuksesta, josta selviää palkan suuruus ja peruste
• Työntekijän tuntikirjanpito, jossa on työntekijän ja työnantajan allekirjoitukset. Jos hankkeessa on useampia osa-aikaisia tai määräaikaisia työntekijöitä, voit käyttää palkkakulujen kohdennukseen ELY-keskuksen apulomakkeita.
• Palkkalaskelmat
• Tositteet lakisääteisten sivukulujen ja lomarahojen maksamisesta
• Ensimmäisen maksun yhteydessä työnhakuilmoitus, jos kyseessä ei ole vakituinen työntekijä ja hanketyöntekijä palkataan yli vuodeksi tai hankkeen aikana osa-aikaisen työsuhteen kesto on yli 1 htv.

Matkakulut

• Matkalasku, josta selviää matka-aika, -kohde ja -tarkoitus sekä ohjelma tai muu dokumentti matkan sisällöstä sekä peruste oman auton käytöstä.

Viestintäkulut

• Vedos painotuotteista, esimerkiksi lehti-ilmoitus, esite, mainostuote.

Ostopalvelut

• Ostopalveluiden tai hankintojen hintatasoselvitykset, jos kustannus on yli 3000 euroa ja dokumentteja ei ole esitetty hakuvaiheessa.

Talkootyö

• Talkootyön tuntikirjanpito talkoolaisen ja hyväksyjän allekirjoituksilla.

Rakentaminen

• Valokuvat kohteesta, dokumentti kohteen palovakuutuksesta ja mahdollinen tarkastajan tekemä loppukatselmuspöytäkirja.

Muita liitteitä

• Hankkeen tiedotustoimenpiteet raportointijaksolla, esimerkiksi kopiot lehti-ilmoituksista
• Hankkeessa tuotettu materiaali, esimerkiksi näytekappaleet tai linkit hankkeessa tehtyihin julkaisuihin ja tiedotteisiin
• Matkaohjelma ja -raportti ulkomaanmatkoista ja kotimaan opintomatkoista
• Tilaisuuksien osallistujaluettelot ja ohjelmat
• Selvitys jaetuista kustannuksista
• Selvitys nimenkirjoitusoikeudesta, mikäli se on muuttunut
• Valokuvia tehdystä toimenpiteestä ja toiminnasta

Vinkkejä dokumenttien liittämiseen Hyrrä-järjestelmässä

Skannaa liitteet pääkirjan otteen mukaisessa järjestyksessä kustannuslajeittain. Samaan liitteeseen voi skannata peräkkäin useamman laskun tai tositteen. Jos skannaat nipuittain, nipun kustannusten summa syötetään rivin Kustannus € -kenttään. Nimeä liite selkeästi siten, että maksaja voi helposti kohdistaa liitteen oikeaan asiaan. esimerkiksi Palkat tammi-kesäkuu 2024 tai ostopalvelut 1-3_2024. Skannaa liitteet vasta sitten, kun niihin on merkitty kirjanpidon tositenumerot ja hyväksymismerkinnät. Yhden liitteen maksimikoko on 10 Mt.

Laadi hankkeesta loppuraportti viimeistään viimeisen maksuhakemuksen yhteydessä. Loppuraportti on hyvä kirjoittaa suhteessa hankkeen kokoon. Kerro loppuraportissa hankkeen toteutuksesta, tuloksista, vaikutuksista sekä jatkosuunnitelmista. Voit liittää esimerkiksi kuvia, taulukoita ja linkkejä liitteeksi. Loppuraportti tehdään Hyrrään.

Loppuraportti julkaistaan maaseutuverkosto.fi hankerekisterissä, lukuun ottamatta ohjausryhmän arviointia hankkeesta sekä rahoittajalle tarkoitettuja liitteitä.

1. Yhteenveto hankkeesta

Kirjoita yhteenveto hankkeen toteutuksesta, tuloksista ja vaikutuksista sekä hankkeen jatkosuunnitelmista. Kuvaa hankkeen lähtötilanne ja kerro, miten hanke tosiasiassa toteutui suunniteltuun nähden. Kerro yhteenvedossa myös mahdollisista epäonnistumisista ja syistä, mikä näihin johti ja mitä niistä opittiin. Kuvaa nämä niin konkreettisesti, että lukija voi ymmärtää, mitä hankkeessa on tehty ja mitä tuloksia on saavutettu. Merkkimäärä 1500. Merkkimäärä vastaa noin 0,5 sivua tekstiä.

2. Toteutus

Kerro yksityiskohtaisesti, mitä hankkeessa on tehty. Kuvaa hankkeen lähtötilanne ja kerro, miten hanke tosiasiassa toteutui suunniteltuun nähden.  Kuvaa tehdyt toimenpiteet konkreettisesti. Peilaa tehtyä hankesuunnitelmaan, toteutuiko hanke suunnitelman mukaisesti vai tehtiinkö siihen muutoksia. Kerro myös hankkeen kustannuksista ja miten toteutuneet kustannukset vastasivat suunniteltua.

Havaittiinko hankkeen toteutuksen aikana riskejä tai haasteita. Kerro myös, missä onnistuttiin ja missä mahdollisesti epäonnistuttiin. Miten haasteisiin ja epäonnistumisiin reagoitiin ja mitä niistä opittiin?

3. Tulokset

Kerro millaisia tuloksia hankkeessa saatiin aikaan, mikä muuttui hankkeen myötä? Millaisia hyviä käytänteitä hankkeessa on luotu. Kiinnitä huomiota tavoitteiden saavuttamiseen, toteutuneisiin tuotoksiin, tuloksiin ja vaikutuksiin. Liitä valokuvia liitteeksi hankkeen toteutuksesta, etenkin kun kyseessä on investointihanke.

Miten hankkeesta ja sen tuloksista on viestitty?

4. Vaikutukset ja jatkosuunnitelma

Minkälaisia pidemmän aikavälin vaikutuksia hankkeella arvioidaan olevan? Minkälaista vaikuttavuutta hankkeen toiminnalla ja saavutetuilla tuloksilla on ollut? Miten hankkeessa aikaansaatuja tuloksia ja kokemuksia hyödynnetään hankkeen päättymisen jälkeen?

Kerro hankkeen jatkosuunnitelmista. Kerro, miten hankkeen toimintaa aiotaan jatkaa tai ylläpitää hankkeen päättymisen jälkeen.

Miten kohdetta ylläpidetään ja kenen toimesta hankkeen päättymisen jälkeen. Miten hankkeessa tuettu hyödyttää yhteiskuntaa hyödynsaajineen varsinaisen hankeajan jälkeen. Kerro, kuinka hyödynsaajat pääsevät hyötymään hankkeesta.

5. Ohjausryhmän loppuarviointi hankkeesta

Ohjausryhmän arvio ja analysointi hankkeen toteutuksesta ja saavutetuista tavoitteista ja vaikutuksista.

Voit hakea hankkeen maksua Hyrrässä, kun olet saanut myönteisen tukipäätöksen. Kun ha­ke­muk­sel­le on teh­ty sähköinen tuki­pää­tös Hyrrässä, tu­lee sii­tä il­moi­tus vas­tuu­hen­ki­lön ja mah­dol­li­sen yh­teys­hen­ki­lön säh­kö­pos­tiin.

Lue huo­lel­la hank­keesi tuki­pää­tös sekä sen rahoituseh­dot. Saat ohjeita tai apua maksuhakemuksen laatimiseen Viisarilta.

Maksua voi hakea tukipäätöksellä hyväksyttyihin kustannuksiin. Noudata kustannusten kirjaamisessa tukipäätöksen kululajeja.

• Toimita kopio rahoituspäätöksestä ja ohjeista kirjanpidosta vastaavalle henkilölle.

• Pidä projektikohtaista kirjanpitoa, jotta hankkeeseen liittyvät kulut voi helposti todentaa kirjanpidosta.

Maksua voi hakea kustannuksiin, jotka…

• on hyväksytty tukipäätöksessä (päätöksessä on mukana  hyväksytty kustannuserittely)
• ovat syntyneet hakemuksen vireilletulon jälkeen, tukipäätöksessä hyväksytyllä toteutusajalla
• ovat tuensaajalle osoitettuja ja tuensaajan maksamia
• on kirjattu tuensaajan kirjapitoon

Ilmoita maksuhakemuksessasi hankkeelle syntyneet kustannukset, tulot ja toteutuneet rahoitusosuudet.

Liitä hakemukseesi selvitys (raportti) hankkeen toteutumisesta ajanjaksolta, jolta haet maksua. Hankkeelle tukipäätöksessä hyväksytty kustannusmalli määrittää sen, mitä selvityksiä ja tilinpitoasiakirjoja maksuhakemukseen pitää liittää.

Hanketuen maksua on haettava vähintään kerran vuodessa. Hankkeeseen, jonka kesto on enintään 24 kuukautta, maksua voidaan hakea harvemmin. Hanketuen viimeisen erän maksamista on haettava neljän kuukauden kuluessa hankkeen päättymisestä.

Maksuerien määrä riippuu tukimuodosta, tarkista oman hankkeesi maksuerien määrä tukipäätöksestä.

Kun ha­ke­muk­sel­le on teh­ty tuki­pää­tös Hyrrässä, tu­lee sii­tä il­moi­tus vas­tuu­hen­ki­lön ja mah­dol­li­sen yh­teys­hen­ki­lön säh­kö­pos­tiin. Mak­su­ha­ke­muk­sen te­ke­mi­nen aloi­te­taan TUKIPÄÄTÖKSEN Pää­tös-väli­leh­del­lä.

Va­lit­se en­sin mak­su­ha­ke­muk­sen tyyp­pi: Mak­su­erä tai Lop­pu­mak­su. Va­lin­ta­lis­ta au­ke­aa va­lin­ta­laa­ti­kon pe­räs­sä ole­vas­ta nuo­les­ta.

• Valitse maksuerä, jos aiot hakea maksua useammassa erässä
• Loppumaksu valitaan vain siinä tapauksessa, että haet kaikki hankkeen kustannukset kerralla maksuun.

Kun mak­su­ha­ke­muk­sen tyyp­pi on va­lit­tu, ak­ti­voi­tuu pai­ni­ke Tee mak­su­ha­ke­mus. Tä­män jäl­keen avau­tu­va mak­su­ha­ke­mus si­säl­tää kol­me väli­leh­teä: Pe­rus­tie­dot, Kus­tan­nus ja ra­hoi­us sekä Alle­kir­joi­tus ja lä­he­tys.

• Tallenna maksujakson päivämäärät -> huomioi että ilmoitat maksuun kuluja, jotka on maksettu tällä jaksolla
• Ilmoita tilinumero aina IBAN-muodossa. Jos olette saaneet hankkeeseen kuntalainaa, ja laina on sovittu maksettavaksi kunnan tilille, ilmoita tässä kunnan tilinumero!  Mainitse kuntalainasta Lisätietoa kohdassa ja liitä valtakirja maksuhakemuksen liitteeksi
• Järjestelmä tarjoaa automaattisesti vastuuhenkilöksi maksuhakemuksen valmistelijaa. Vaihda vastuuhenkilöksi yhdistyksen / hakijan nimenkirjoittaja, jos sinulla ei ole allekirjoitusoikeutta.  Voit valita vastuuhenkilön tai henkilöt henkilötunnuksella tai alasvetovalikosta. Vastuuhenkilöitä voi olla useampi.
• Jos nimenkirjoittaja on vaihtunut, voit lisätä hankkeelle uuden vastuuhenkilön. Tähän tarvitset nimenkirjoittajan henkilötunnuksen!  Liitä mukaan uusi yhdistysrekisteriote muutoksesta.
• Huom! Ha­ke­muk­sel­la pi­tää antaa säh­kö­pos­ti­o­soi­te, jon­ne lähetetään ha­ke­mus­ta kos­kevat vireilletuloilmoitukset, täydennyspyynnöt ja maksuhakemuksen päätös.
• Perustiedot –välilehdelle voi liittää hankkeen liitteitä, kuten kirjanpidon otteet, tiliotteet tai verkkopankkitulosteet, työsopimukset, työaikaseurannat jne. Nimeä liitteet selkeästi.
• Kustannukset ja rahoitusvälilehdellä ilmoitetaan hankkeen kuluja kululajeittain – esim palkat, ostopalvelut, vuokrat  -> tarkista omasta päätöksestä hankkeesi kululajit
• Palkka –riville voi lisätä esim. palkkoihin liittyvät tositteet (palkkalaskelmat, sivukulujen laskelmat)  -> yhdelle riville voi lisätä vain yhden liitteen
• Voit ilmoittaa samalla kululajille kohdistuvia kuluja useammalla rivillä. Järjestelmä laskee summat yhteen.
• Ilmoita Rahoitus-taulukkoon ELY-keskuksesta haettava avustus (EU+valtio) ja Toimintaryhmän maksama kuntaraha  -> tarkista tukipäätöksestä hankkeesi julkisen rahoituksen määrä: myönnettävä tuki ja muu julkinen rahoitus yhteensä esim 50%, 85%, 80%, 90%. Kuntaraha on yleensä 20% julkisesta rahoituksesta. Tarkista jakauma tukipäätöksestä.
• Vastikkeettoman talkootyön euromäärä on oltava sama kustannus- ja rahoitustaulukoissa.  Liitä mukaan allekirjoitetut ja skannatut talkootyölistat.  Jos talkoota on kertynyt enemmän, säilytä yli menevät talkoolistat tulevia maksatuksia varten.
• Maksuhakemuksen voi lähettää käsittelyyn, kun se on allekirjoitettu. Jos teillä on sääntöjen mukaan kaksi allekirjoittajaa, on molempien allekirjoitettava hakemus ennen lähettämistä.  HUOM! jos hakemuksen on allekirjoittanut toinen allekirjoittajista, ei hakemuksella olevia tietoja voi enää muuttaa muuten kuin poistamalla allekirjoituksen.

Liitä maksuhakemukseen tarvittavat liitteet pdf-muodossa.

Skannaa liitteet pääkirjan otteen mukaisessa järjestyksessä kustannuslajeittain. Samaan liitteeseen voi skannata peräkkäin useamman laskun tai tositteen. Jos skan­na­at ni­puit­tain, ni­pun kus­tan­nus­ten sum­ma syö­te­tään ri­vin Kus­tan­nus € -kent­tään.

Ni­meä lii­te selkeästi si­ten, että mak­saja voi hel­pos­ti koh­dis­taa liitteen oi­ke­aan asi­aan. esim. Palkat tammi-kesäkuu 2015  tai ostopalvelut 1-3_2015.

Skannaa liitteet vasta sitten, kun niihin on merkitty kirjanpidon tositenumerot ja hyväksymismerkinnät.

Yh­den liit­teen mak­si­mi­koko on 10 Mt.

Maksuhakemuksen liitteet

• Maksujaksoa koskeva ote kirjanpidon pääkirjasta
• Kopiot hankkeelle kuuluvista laskuista, joihin on merkitty tositenumerot ja tiliöintitiedot ja jotka on maksettu ja kirjattu kirjanpitoon
• Tiedot maksutapahtumista (tiliote tai verkkopankin maksutosite)
• Ostopalveluden tai hankintojen hintatasoselvitykset, jos kustannus on yli 2500 euroa. Käytä tarpeen mukaan ELY-keskuksen apulomakkeita
• Vastikkeettoman työn selvitykset (lomake 3322L)
• Selvitykset toteutuneista rahoituksista
• Tarvittaessa selvitykset kustannusten jakoperusteista, jos kulu ei kohdistu kokonaan hankkeelle

Raportit

• Kirjallinen selvitys hankkeen toimenpiteistä maksujaksolla
• Loppuraportti loppumaksun yhteydessä

Palkkakustannukset

• Jäljennös työsopimuksesta – palkan suuruus ja peruste.
• Työntekijän tuntikirjanpito (lomake 3321L), muista työntekijän ja työnantajan allekirjoitukset. Jos hankkeessa on useampia osa-aikaisia tai määräaikaisia työntekijöitä, voit käyttää palkkakulujen kohdennukseen ELY-keskuksen apulomakkeita Flat rate-hankkeisiin.
• Palkkalaskelmat
• Tositteet lakisääteisten sivukulujen ja lomarahojen maksamisesta
• Ensimmäisen maksun yhteydessä työnhakuilmoitus, jos kyseessä ei ole vakituinen työntekijä ja  hanketyöntekijä palkataan yli vuodeksi tai hankkeen aikana osa-aikaisen työsuhteen kesto on yli 1 htv

Palkkiot

• Palkkioiden perusteena oleva sopimus tai päätös, jossa ilmenee palkkioiden perusteet

Matkakulut

• Matkalasku, josta ilmenee matkan tarkoitus ja peruste oman autonkäytöstä.
• Tositteet matkakuluista (junaliput, taksikuitit, hotellilaskut tms.)
• Seminaarien tai koulutusten ohjelmat
• Ulkomaanmatkan ja opintomatkan osalta on matkan ohjelma ja matkaraportti.
• Tarvittaessa kilpailutusdokumentit
• HUOM! Jos hankkeessa on 24 % FLAT RATE  ei matkakuluja tarvitse erikseen raportoida, liitteeksi ainoastaan matkaraportit.

Hanketuella tehty viestintämateriaali

• näytekappaleet esitteet, julkaisut, lehdet, muista käyttää viestintäohjeiden mukaisia logoja
• kopiot lehti-ilmoituksista
• printit hankkeessa tehdyistä nettisivuista
• harkinnan mukaan pdf tai jpg-muodossa

Rakentamisinvestointien lisäliitteet

• Jäljennökset rakennuslupapäätöksessä edellytettyjen katselmusten pöytäkirjoista, kun katselmus on suoritettu.
• Palovakuutustodistus

• Seurantatiedot tallennetaan sähköiseen Hyrrä-asiointipalveluun alle vuoden kestävissä hankkeissa toteutusajan päätyttyä, viimeistään loppumaksun hakemisen yhteydessä.
• Monivuotisissa hankkeissa tiedot annetaan tammikuun loppuun mennessä. Raportointijaksoon yleensä kalenterivuosi. Raportointijakso voi olla myös lyhyempi, riippuen hankkeen aloittamisen tai päättymisen ajankohdasta.
• Viimeinen seurantatieto hankkeesta annetaan loppuraportin yhteydessä.

Hyödyllisiä lomakkeita hankkeen toteuttajalle:

Työntekijän tuntikirjanpitolomake 3321L
Matkalaskulomake 3320L
Vastikkeettoman työn lomake 3322L

ELY-keskuksen apulomakkeita Flat rate -hankkeisiin
Sisältää esim. palkkakulujen koontitaulukon, lomapalkkojen lomarahojen kohdentamisen, pääkirjan avaimen ja hintavertailut ostopalveluista tai muista hankinnoista.